Mit der E-Mail-Archivierung von SpamExperts können ein- und ausgehende E-Mails zentral archiviert und später wieder gesucht werden. Die Archivierung ist damit etwas anderes als die Spam-Quarantäne oder ein klassisches Backup eines E-Mail-Postfachs.
Sie kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die geschäftliche E-Mail-Kommunikation zusätzlich zentral aufbewahren und bei Bedarf gezielt durchsuchen möchten.
Wichtig: Eine technische E-Mail-Archivierung allein beantwortet noch nicht die Frage, welche Nachrichten dein Unternehmen aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen aufbewahren muss oder darf. Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Zugriffsberechtigungen müssen passend zum jeweiligen Unternehmen geregelt werden.
Was ist die SpamExperts E-Mail-Archivierung? #
SpamExperts kann Nachrichten, die über die entsprechende Infrastruktur verarbeitet werden, zusätzlich in einem zentralen Archiv speichern.
Der grundsätzliche Ablauf sieht vereinfacht so aus:
E-Mail-Verkehr
↓
SpamExperts
↓
Filterung / Verarbeitung
↓
Archivierung
↓
spätere Suche und WiederherstellungDadurch entsteht neben dem normalen Postfach eine zusätzliche Archivierungsebene.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Postfach? #
Dein normales E-Mail-Postfach ist für die tägliche Arbeit gedacht. Dort liest, beantwortest, verschiebst und löschst du Nachrichten.
Ein E-Mail-Archiv verfolgt einen anderen Zweck: Es bewahrt Nachrichten zentral auf und ermöglicht eine spätere Suche unabhängig davon, ob die betreffende Nachricht noch im normalen Postfach vorhanden ist.
| Postfach | E-Mail-Archiv |
|---|---|
| Für die tägliche E-Mail-Arbeit | Für zusätzliche zentrale Aufbewahrung |
| Benutzer verwaltet Nachrichten | Archivierte Nachrichten werden separat gespeichert |
| Nachrichten können vom Benutzer gelöscht werden | Archivkopie kann unabhängig vom Postfach bestehen bleiben |
| Ordnerstruktur für die tägliche Organisation | Suche und Wiederauffinden stehen im Vordergrund |
E-Mail-Archivierung ist kein Spamfilter #
Die Archivierung sollte auch nicht mit dem eigentlichen Spamfilter verwechselt werden.
SpamExperts Incoming und Outgoing Filtering analysieren Nachrichten und treffen Filterentscheidungen. Die Archivierung verfolgt dagegen den Zweck, entsprechende E-Mail-Kommunikation aufzubewahren und später zugänglich zu machen.
Eine archivierte Nachricht ist deshalb nicht automatisch Spam und eine Spam-Nachricht wird nicht allein aufgrund der Archivierung blockiert.
E-Mail-Archivierung und Spam-Quarantäne sind nicht dasselbe #
Auch die Spam-Quarantäne ist kein E-Mail-Archiv.
| Spam-Quarantäne | E-Mail-Archiv |
|---|---|
| Enthält vom Filter zurückgehaltene Nachrichten | Dient der längerfristigen Aufbewahrung archivierter Nachrichten |
| Teil der Spam-Behandlung | Separate Archivierungsfunktion |
| Nachrichten können geprüft und freigegeben werden | Nachrichten können gesucht und wieder aufgerufen werden |
Wie die Spam-Quarantäne funktioniert, erklären wir unter Spam-Quarantäne in SpamExperts verwenden.
E-Mail-Archivierung und Backup unterscheiden #
Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht zwischen Archivierung und Backup.
Ein Backup dient primär dazu, Daten nach einem Verlust oder technischen Problem wiederherzustellen. Eine E-Mail-Archivierung ist dagegen auf die strukturierte und längerfristige Aufbewahrung sowie das gezielte Wiederauffinden von Nachrichten ausgerichtet.
Backup
→ Wiederherstellung nach Datenverlust
Archiv
→ Aufbewahrung und gezielte SucheKurz erklärt: Ein Backup und ein E-Mail-Archiv können sich ergänzen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Archiv sollte nicht einfach als Ersatz für eine Backup-Strategie betrachtet werden.
Welche E-Mails können archiviert werden? #
Die SpamExperts-Archivierung kann abhängig von der gebuchten beziehungsweise eingerichteten Konfiguration für ein- und ausgehende Nachrichten eingesetzt werden.
Damit die betreffenden Nachrichten archiviert werden können, müssen sie über den dafür vorgesehenen SpamExperts-Nachrichtenweg verarbeitet werden.
Für eingehende Nachrichten ist deshalb die korrekte Einrichtung des Incoming Filtering wichtig.
Diese erklären wir unter SpamExperts Incoming Filtering einrichten und MX-Einträge konfigurieren.
Für ausgehende Nachrichten muss entsprechend der vorgesehene Outgoing-Versandweg verwendet werden.
Die Einrichtung findest du unter SpamExperts Outgoing Filtering einrichten.
Warum ist der tatsächliche Nachrichtenweg wichtig? #
Ein Archivierungssystem kann nur Nachrichten archivieren, die den dafür vorgesehenen Verarbeitungsweg tatsächlich durchlaufen.
Wird eine Nachricht an SpamExperts vorbei direkt zugestellt oder über einen anderen ausgehenden SMTP-Dienst versendet, kann sie außerhalb der vorgesehenen SpamExperts-Archivierung liegen.
Deshalb sollte bei vermeintlich fehlenden Archivnachrichten zunächst geprüft werden, welchen Weg die betreffende E-Mail tatsächlich genommen hat.
SpamExperts Control Panel öffnen #
Öffne deinen SpamExperts-Dienst über das CURIAWEB-Kundencenter.
Kontrolliere anschließend, dass du die richtige Domain beziehungsweise die gewünschte Verwaltungsebene geöffnet hast.
Die Anmeldung erklären wir unter Login zum SpamExperts Dashboard über das CURIAWEB-Kundencenter.
Archivbereich öffnen #
Wenn die E-Mail-Archivierung für deinen SpamExperts-Dienst verfügbar und aktiviert ist, findest du im Control Panel den entsprechenden Bereich für die Archivsuche beziehungsweise archivierte Nachrichten.
Welche Funktionen dort sichtbar sind, hängt von der gebuchten Archivierungsfunktion, deiner Zugriffsebene und den für deinen Benutzer verfügbaren Berechtigungen ab.
Wichtig: Wenn du keinen Archivbereich siehst, solltest du nicht davon ausgehen, dass ein technischer Fehler vorliegt. Die Archivierung ist eine separate Funktion und steht nicht automatisch in jeder SpamExperts-Konfiguration zur Verfügung.
Nach einer archivierten E-Mail suchen #
Für eine gezielte Suche solltest du möglichst viele Informationen zur gesuchten Nachricht kennen.
Besonders hilfreich sind:
- Absenderadresse
- Empfängeradresse
- ungefähres Datum
- ungefähre Uhrzeit
- Betreff oder ein Teil davon
Je genauer du die Suchkriterien eingrenzt, desto einfacher lässt sich eine bestimmte Nachricht in einem größeren Archiv finden.
Mit dem Zeitraum beginnen #
Bei umfangreichen Archiven solltest du zuerst einen sinnvollen Zeitraum auswählen.
Wenn du weißt, dass eine Nachricht beispielsweise im März eines bestimmten Jahres versendet wurde, ist es normalerweise nicht sinnvoll, das gesamte Archiv über mehrere Jahre zu durchsuchen.
Grenze den Zeitraum zunächst ein und ergänze anschließend weitere Suchkriterien.
Nach Absender suchen #
Wenn die vollständige Absenderadresse bekannt ist, kannst du die Suche damit deutlich einschränken.
Beispiel:
absender@example.com
Verwende möglichst die tatsächliche E-Mail-Adresse und nicht nur einen sichtbaren Anzeigenamen.
Nach Empfänger suchen #
Auch die Empfängeradresse ist besonders bei Domains mit vielen Postfächern ein wichtiges Suchmerkmal.
Beispiel:
buchhaltung@example.ch
Die Kombination aus Zeitraum, Absender und Empfänger reicht häufig bereits aus, um die Anzahl der Treffer deutlich zu reduzieren.
Nach Betreff suchen #
Wenn der Betreff bekannt ist, kann auch dieser als Suchkriterium verwendet werden.
Bei wiederkehrenden automatisierten Nachrichten können allerdings viele E-Mails einen identischen oder sehr ähnlichen Betreff besitzen.
Verwende deshalb nach Möglichkeit mehrere Suchmerkmale.
Zeitraum
+
Absender
+
Empfänger
+
BetreffSuchergebnisse sorgfältig kontrollieren #
Wenn mehrere Nachrichten gefunden werden, solltest du nicht allein anhand des Betreffs entscheiden, welche davon die gesuchte Nachricht ist.
Vergleiche zusätzlich Absender, Empfänger und Zeitpunkt.
Das ist insbesondere bei Rechnungen, Bestellbestätigungen, Systemmeldungen oder anderen automatisierten E-Mails wichtig, deren Betreff sich regelmäßig wiederholt.
Archivierte Nachricht öffnen #
Nach Auswahl eines passenden Suchergebnisses kannst du die archivierte Nachricht öffnen und die verfügbaren Informationen kontrollieren.
Abhängig von deinen Berechtigungen und der SpamExperts-Konfiguration können weitere Aktionen für die betreffende Nachricht zur Verfügung stehen.
Beachte dabei, dass archivierte geschäftliche E-Mails vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten können.
Archivierte Nachricht wiederherstellen #
Eine archivierte Nachricht kann je nach verfügbarer Funktion wieder an einen vorgesehenen Empfänger zugestellt beziehungsweise aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
Kontrolliere vor einer Wiederherstellung sorgfältig, dass du die richtige Nachricht ausgewählt hast.
Achtung: Eine wiederhergestellte E-Mail kann vertrauliche Informationen oder Anhänge enthalten. Prüfe vor dem Versand beziehungsweise der Wiederherstellung den vorgesehenen Empfänger.
Warum finde ich eine bestimmte Nachricht nicht im Archiv? #
Wenn eine erwartete Nachricht nicht gefunden wird, gibt es mehrere mögliche Ursachen.
Prüfe zunächst:
- ob der Suchzeitraum stimmt
- ob Absender und Empfänger korrekt eingegeben wurden
- ob die Nachricht über den vorgesehenen SpamExperts-Weg verarbeitet wurde
- ob die Archivierung zum betreffenden Zeitpunkt bereits aktiv war
- ob die Nachricht innerhalb des verfügbaren Archivierungszeitraums liegt
- ob dein Benutzer über die notwendigen Berechtigungen verfügt
Verändere nicht auf Verdacht andere SpamExperts-Einstellungen, wenn lediglich eine Archivnachricht nicht gefunden wird.
Log Search oder Archivsuche? #
Log Search und Archivsuche beantworten unterschiedliche Fragen.
| Werkzeug | Typische Frage |
|---|---|
| Log Search | Wie wurde eine bestimmte E-Mail von SpamExperts verarbeitet? |
| Archivsuche | Wo finde ich eine archivierte Nachricht wieder? |
Wenn du beispielsweise wissen möchtest, warum eine aktuelle E-Mail nicht zugestellt wurde, ist die SpamExperts Log Search das richtige Diagnosewerkzeug.
Wenn du dagegen eine ältere archivierte Nachricht wiederfinden möchtest, verwendest du die Archivsuche.
Archivierung ersetzt keine korrekte E-Mail-Konfiguration #
Die Aktivierung eines Archivs behebt keine Probleme mit MX-Einträgen, SMTP-Konfigurationen, SPF, DKIM oder DMARC.
Die Archivierung ist eine zusätzliche Funktion innerhalb der E-Mail-Infrastruktur.
Der eigentliche Nachrichtenweg und die E-Mail-Authentifizierung müssen weiterhin korrekt konfiguriert sein.
SPF bei ausgehendem Versand beachten #
Wenn ausgehende E-Mails über SpamExperts Outgoing Filtering versendet werden, muss auch die SPF-Konfiguration deiner Domain zum tatsächlichen Versandweg passen.
Wie SpamExperts in einen SPF-Record integriert wird, erklären wir unter SPF für SpamExperts richtig einrichten und prüfen.
Wie lange werden E-Mails archiviert? #
Die verfügbare Aufbewahrungsdauer hängt von der eingesetzten SpamExperts-Archivierung beziehungsweise dem gebuchten Produkt und dessen Konfiguration ab.
Deshalb sollte keine allgemeine Aufbewahrungsfrist angenommen werden.
Wenn dein Unternehmen eine bestimmte Aufbewahrungsdauer benötigt, muss geprüft werden, ob die tatsächlich eingerichtete Archivierung diese Anforderung erfüllt.
Wichtig: Eine technisch mögliche Aufbewahrungsdauer ist nicht automatisch identisch mit einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Technische Konfiguration und rechtliche Vorgaben sind getrennt zu beurteilen.
E-Mail-Archivierung und Datenschutz #
Ein E-Mail-Archiv kann umfangreiche personenbezogene und vertrauliche Informationen enthalten.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Kundenkommunikation
- Vertragsunterlagen
- Rechnungen
- personenbezogene Daten
- interne Unternehmenskommunikation
- Dateianhänge
Deshalb sollten Zugriffsrechte auf das Archiv bewusst vergeben werden.
Nicht jeder Benutzer, der ein normales E-Mail-Postfach verwendet, muss automatisch Zugriff auf das gesamte E-Mail-Archiv eines Unternehmens erhalten.
Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip #
Für geschäftliche Archive empfiehlt sich grundsätzlich eine möglichst restriktive Vergabe von Berechtigungen.
Benutzer sollten nur auf diejenigen archivierten Nachrichten zugreifen können, die sie für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.
Administrativer Vollzugriff sollte entsprechend nur Personen gewährt werden, die diesen Zugriff wirklich benötigen.
Archivzugriff absichern #
Da ein E-Mail-Archiv unter Umständen einen großen Teil der Unternehmenskommunikation enthält, sollte auch der Zugang entsprechend geschützt werden.
Verwende ein sicheres, einzigartiges Passwort für dein CURIAWEB-Kundencenter und schütze administrative Zugänge besonders sorgfältig.
Gemeinsam genutzte Zugangsdaten sollten vermieden werden, wenn individuelle Benutzer und Berechtigungen zur Verfügung stehen.
E-Mail-Archivierung und gesetzliche Aufbewahrung #
Unternehmen können verpflichtet sein, bestimmte geschäftsrelevante Unterlagen über definierte Zeiträume aufzubewahren. Welche E-Mails darunter fallen und welche Anforderungen an die Aufbewahrung gelten, hängt jedoch von Rechtsordnung, Inhalt und Unternehmenssituation ab.
Eine technische Archivierungsfunktion sollte deshalb nicht automatisch als vollständige rechtliche oder regulatorische Archivierungslösung betrachtet werden.
Hinweis: CURIAWEB stellt mit diesem Artikel technische Informationen zur E-Mail-Archivierung bereit. Für die Beurteilung konkreter gesetzlicher Aufbewahrungs-, Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen solltest du die für dein Unternehmen geltenden Vorgaben fachlich prüfen lassen.
Gelöschte E-Mail im Archiv suchen #
Wenn eine Nachricht versehentlich aus dem normalen Postfach gelöscht wurde und die E-Mail-Archivierung zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktiv war, kann sich eine archivierte Kopie weiterhin im Archiv befinden.
Gehe dabei am besten so vor:
- Ermittle den ungefähren Zeitraum der Nachricht.
- Notiere Absender und Empfänger.
- Öffne die Archivsuche.
- Grenze den Zeitraum ein.
- Ergänze Absender beziehungsweise Empfänger.
- Kontrolliere die gefundenen Nachrichten.
- Stelle die richtige Nachricht bei Bedarf über die verfügbaren Funktionen wieder her.
Was tun, wenn eine Nachricht nie archiviert wurde? #
Wenn eine Nachricht das SpamExperts-System beziehungsweise den für die Archivierung vorgesehenen Nachrichtenweg nicht durchlaufen hat, kann sie möglicherweise nicht im SpamExperts-Archiv vorhanden sein.
Bei eingehenden Nachrichten sollte in diesem Fall geprüft werden, ob die Nachricht in der Incoming Log Search erscheint.
Bei ausgehenden Nachrichten ist entsprechend zu prüfen, ob sie tatsächlich über SpamExperts Outgoing Filtering versendet wurde.
Archivierung regelmäßig überprüfen #
Wenn die E-Mail-Archivierung für dein Unternehmen wichtig ist, sollte ihre Funktion nicht erst dann geprüft werden, wenn Monate später dringend eine bestimmte Nachricht benötigt wird.
Kontrolliere nach der Einrichtung anhand einiger realer Testnachrichten, ob ein- beziehungsweise ausgehende E-Mails wie erwartet im Archiv erscheinen.
Eine gelegentliche Stichprobe hilft außerdem dabei, Änderungen am Nachrichtenweg frühzeitig zu erkennen.
Praxis-Tipp: Nach Änderungen an Mailservern, MX-Einträgen oder ausgehenden SMTP-Routen solltest du auch kontrollieren, ob die Archivierung weiterhin den erwarteten E-Mail-Verkehr erfasst.
Typische Missverständnisse bei der E-Mail-Archivierung #
| Missverständnis | Richtig ist |
|---|---|
| „Die Quarantäne ist mein Archiv.“ | Quarantäne und Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. |
| „Ein Archiv ersetzt jedes Backup.“ | Archivierung und Backup haben unterschiedliche Ziele. |
| „Jede E-Mail wird automatisch archiviert.“ | Die Nachricht muss von der eingerichteten Archivierung erfasst werden. |
| „Wenn ich eine Mail im Postfach lösche, ist sie überall weg.“ | Eine separate Archivkopie kann weiterhin vorhanden sein. |
| „Technische Archivierung bedeutet automatisch Rechtssicherheit.“ | Rechtliche Anforderungen müssen separat beurteilt werden. |
Zusammenfassung #
Die SpamExperts E-Mail-Archivierung ermöglicht die zusätzliche zentrale Aufbewahrung und spätere Suche von E-Mails, die über die dafür vorgesehene SpamExperts-Infrastruktur verarbeitet werden.
Ein E-Mail-Archiv ist weder mit der Spam-Quarantäne noch mit einem klassischen Backup gleichzusetzen. Die Quarantäne dient der Behandlung zurückgehaltener Nachrichten, ein Backup primär der Wiederherstellung von Daten und ein Archiv der längerfristigen Aufbewahrung und gezielten Suche.
Wenn eine archivierte Nachricht gesucht wird, solltest du möglichst Zeitraum, Absender, Empfänger und Betreff kennen. Wird eine Nachricht nicht gefunden, sollte außerdem geprüft werden, ob sie überhaupt über den vorgesehenen SpamExperts-Nachrichtenweg verarbeitet wurde und ob die Archivierung zum betreffenden Zeitpunkt aktiv war.
Da E-Mail-Archive vertrauliche und personenbezogene Daten enthalten können, sind geeignete Zugriffsrechte und organisatorische Regeln besonders wichtig.
Die technische Archivierung ersetzt keine individuelle Prüfung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen.
