SpamExperts kann dir regelmäßig Übersichten über gefilterte E-Mails zusenden. Früher wurde dafür vor allem die Funktion Protection Reports verwendet.
Protection Reports sind in SpamExperts weiterhin vorhanden, gelten inzwischen jedoch als Legacy-Funktion. N-able empfiehlt für neue Konfigurationen die moderneren Email Scout Reports (ESR).
CURIAWEB-Empfehlung: Wenn du heute einen neuen Spam-Bericht einrichten möchtest, verwende nach Möglichkeit einen Email Scout Report. Bestehende Protection Reports können weiterhin funktionieren, sollten aber nicht mehr die bevorzugte Lösung für neue Einrichtungen sein.
Was sind Protection Reports? #
Protection Reports wurden entwickelt, um Benutzer regelmäßig über Nachrichten zu informieren, die SpamExperts als Spam erkannt und in die Quarantäne verschoben hat.
Je nach Berichtstyp konnten solche Übersichten beispielsweise für eine gesamte Domain oder einzelne Postfächer versendet werden.
Ein typischer Anwendungsfall:
SpamExperts filtert eingehende E-Mails
↓
Spam wird quarantänisiert
↓
Protection Report
↓
Benutzer erhält Übersicht per E-MailDadurch musste die Spam-Quarantäne nicht ständig manuell geöffnet werden.
Warum sind Protection Reports heute nicht mehr die bevorzugte Lösung? #
N-able kennzeichnet Protection Reports inzwischen als Legacy und kündigt deren zukünftige Ablösung an.
Für neue Berichte empfiehlt der Hersteller stattdessen Email Scout Reports.
Email Scout Reports sind flexibler, weil sie auf Suchkriterien aus den SpamExperts-Logs basieren und sich deutlich genauer planen und konfigurieren lassen.
Wichtig: Wenn bei dir bereits ein Protection Report eingerichtet ist und zuverlässig funktioniert, musst du ihn nicht vorschnell verändern. Für neue Einrichtungen ist ein Email Scout Report jedoch die zukunftssicherere Wahl.
Was sind Email Scout Reports? #
Email Scout Reports, kurz ESR, sind geplante oder einmalig versendete Berichte, die auf einer SpamExperts-Log-Suche basieren.
Du kannst damit definieren, welche Nachrichten in einem Bericht erscheinen sollen.
Vereinfacht:
Log Search
↓
Suchkriterien festlegen
↓
passende Nachrichten ermitteln
↓
Email Scout Report erstellen
↓
Bericht per E-Mail zustellenDadurch sind Email Scout Reports nicht ausschließlich auf eine einfache Quarantäneübersicht beschränkt.
Protection Report und Email Scout Report im Vergleich #
| Funktion | Protection Report | Email Scout Report |
|---|---|---|
| Status | Legacy | Aktuell empfohlene Lösung |
| Grundlage | Vorwiegend quarantänisierte Nachrichten | Konfigurierbare Log-Search-Kriterien |
| Individuelle Zeitplanung | Eingeschränkt | Deutlich flexibler |
| Einmaliger Bericht | Je nach Protection-Report-Typ möglich | Möglich |
| Wiederkehrende Berichte | Möglich | Möglich |
| Empfehlung für neue Einrichtung | Nein | Ja |
Wann ist ein Email Scout Report sinnvoll? #
Ein Email Scout Report eignet sich beispielsweise, wenn du regelmäßig eine Übersicht über gefilterte oder quarantänisierte Nachrichten erhalten möchtest.
Das kann insbesondere für geschäftlich wichtige Postfächer hilfreich sein, weil Benutzer nicht ständig selbst im SpamExperts Control Panel nachsehen müssen.
Ein Bericht ersetzt jedoch nicht die Log Search, wenn eine konkrete E-Mail untersucht werden muss.
Für die detaillierte Fehlersuche verwenden wir weiterhin die SpamExperts Log Search.
1. SpamExperts Control Panel öffnen #
Öffne SpamExperts über dein CURIAWEB-Kundencenter.
Kontrolliere anschließend, dass du die richtige Domain beziehungsweise die passende Verwaltungsebene geöffnet hast.
Die Anmeldung erklären wir unter Login zum SpamExperts Dashboard über das CURIAWEB-Kundencenter.
2. Grundlage für einen Email Scout Report erstellen #
Ein benutzerdefinierter Email Scout Report basiert auf einer Suche im E-Mail-Log.
Öffne dazu je nach gewünschtem Nachrichtenverkehr:
Incoming → Logs
oder:
Outgoing → Logs
Definiere anschließend über die verfügbaren Suchfilter, welche Nachrichten im Bericht enthalten sein sollen.
Praxis-Tipp: Überlege zuerst, welche Information du tatsächlich regelmäßig benötigst. Ein Bericht mit zu vielen irrelevanten Nachrichten wird schnell ignoriert.
3. Suchergebnisse kontrollieren #
Führe die Log-Suche zunächst aus und kontrolliere die Ergebnisse.
Der Email Scout Report verwendet später diese Suchkriterien. Deshalb solltest du sicherstellen, dass die aktuelle Suche tatsächlich die gewünschten Nachrichten liefert.
Erst danach solltest du daraus einen Bericht erstellen.
4. Email Scout Report erstellen #
Wenn die Log-Suche die gewünschten Ergebnisse liefert, kannst du daraus einen Email Scout Report erstellen.
SpamExperts stellt dafür in der Log-Suche die Funktion Email me this report zur Verfügung.
Damit öffnest du die Konfiguration des Berichts.
5. Betreff festlegen #
Definiere einen eindeutigen Betreff für die Berichtsmail.
Der Betreff sollte erkennen lassen, um welche Domain oder welchen Bericht es sich handelt.
Ein schematisches Beispiel:
SpamExperts Bericht – example.ch
6. Versandzeitpunkt auswählen #
Email Scout Reports können je nach Konfiguration einmalig oder nach einem Zeitplan versendet werden.
Für einen einmaligen Bericht stehen beispielsweise Möglichkeiten zur Verfügung, ihn:
- sofort zu senden
- zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden
Für wiederkehrende Reports können zusätzlich wiederholte Zeitpläne konfiguriert werden.
Damit lassen sich Email Scout Reports wesentlich genauer planen als die alten Protection Reports.
7. Absenderadresse festlegen #
SpamExperts benötigt für die Berichtsmail eine gültige Absenderadresse.
Als Absender sollte eine technisch gültige Adresse verwendet werden, beispielsweise eine vorgesehene No-Reply-Adresse oder ein gültiges Postfach der betreffenden Domain.
Ein mögliches Schema wäre:
no-reply@example.ch
Verwende keinen erfundenen Absender, der technisch nicht zu deiner Konfiguration passt.
8. Empfänger des Reports festlegen #
Trage die E-Mail-Adresse ein, an die der Email Scout Report gesendet werden soll.
Kontrolliere die Adresse sorgfältig. Der Bericht kann Informationen über gefilterte E-Mails enthalten und sollte deshalb nur an dafür vorgesehene Empfänger versendet werden.
9. Report-Template auswählen #
Email Scout Reports verwenden ein Template für die Darstellung des Berichts.
Je nach SpamExperts-Konfiguration können unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung stehen.
Für eine normale Nutzung ist in der Regel kein eigenes Template erforderlich.
10. PDF-Anhang #
SpamExperts kann je nach Plattform und Konfiguration zusätzlich eine PDF-Version eines Email Scout Reports bereitstellen.
Ob dies für deinen Bericht sinnvoll ist, hängt davon ab, wie der Report später verwendet wird.
Für eine normale tägliche Kontrolle reicht die E-Mail-Darstellung häufig aus.
Incoming und Outgoing Reports getrennt behandeln #
SpamExperts unterscheidet bei Email Scout Reports zwischen eingehendem und ausgehendem E-Mail-Verkehr.
Berichte für Incoming und Outgoing werden getrennt eingerichtet.
| Report | Verwendung |
|---|---|
| ESR – Incoming | Berichte zu eingehenden Nachrichten |
| ESR – Outgoing | Berichte zu über SpamExperts versendeten Nachrichten |
Wenn du ausschließlich das Incoming Filtering verwendest, benötigst du normalerweise keinen Outgoing Email Scout Report.
Bestehende Email Scout Reports verwalten #
Bereits eingerichtete Reports findest du im SpamExperts Control Panel unter:
Reporting → ESR – Incoming
beziehungsweise:
Reporting → ESR – Outgoing
Dort können je nach Reporttyp verschiedene Aktionen zur Verfügung stehen, beispielsweise:
- Report bearbeiten
- Report aktivieren oder deaktivieren
- Report sofort senden
- zugehörige Suche ausführen
- Report entfernen
- Konfiguration exportieren
Automatic Email Scout Reports #
SpamExperts unterstützt zusätzlich automatische Email Scout Reports.
Diese können verwendet werden, um für Benutzer beziehungsweise Mailboxen regelmäßig Berichte zu erzeugen.
Abhängig von der Konfiguration können automatische Reports mehrmals täglich versendet werden.
Für eine neue Einrichtung sollte die aktuelle ESR-Konfiguration verwendet werden und nicht mehr die alte Protection-Report-Funktion.
Was enthält ein Email Scout Report? #
Ein Email Scout Report enthält eine Liste der Nachrichten, welche die zuvor definierten Suchkriterien erfüllen.
Je nach Konfiguration können aus dem Report beziehungsweise der zugehörigen Nachrichtenansicht zusätzliche Aktionen verfügbar sein.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Absender blockieren
- Nachricht freigeben
- Absender erlauben
- Nachricht entfernen
- freigeben und trainieren
Welche Aktionen tatsächlich angeboten werden, hängt von der SpamExperts-Konfiguration und den Berechtigungen ab.
Wichtig: Führe eine Aktion aus einem Bericht nicht allein aufgrund des Betreffs oder Absendernamens aus. Prüfe insbesondere vor dem Freigeben oder Allowlisten einer Nachricht, ob sie tatsächlich legitim ist.
Email Scout Report und Spam-Quarantäne #
Ein Bericht erleichtert die Übersicht über gefilterte Nachrichten, ersetzt aber nicht die eigentliche Spam-Quarantäne.
Wenn eine Nachricht genauer untersucht oder freigegeben werden soll, kann die Quarantäne weiterhin relevant sein.
Die Bedienung erklären wir unter Spam-Quarantäne in SpamExperts verwenden.
Email Scout Report und Filter-Training #
Je nach konfigurierten Aktionen kann aus einem Email Scout Report heraus auch eine Nachricht freigegeben und für das Filter-Training verwendet werden.
Das sollte nur bei einer tatsächlichen Fehlklassifizierung geschehen.
Eine einzelne legitime Nachricht in einem Bericht ist kein Grund, die allgemeinen Filter-Einstellungen zu verändern.
Wie das Spam- und Ham-Training funktioniert, erklären wir unter SpamExperts Filter trainieren: Spam und Ham richtig melden.
Sender Allow List nicht vorschnell verwenden #
Auch wenn ein Report eine Funktion zum Erlauben eines Absenders anbietet, sollte nicht jede legitime Nachricht automatisch zu einem Allow-List-Eintrag führen.
Eine Ausnahme ist vor allem bei wiederkehrenden und nachvollziehbaren Fehlklassifizierungen sinnvoll.
Mehr dazu findest du unter Sender Allow List: Absender in SpamExperts erlauben.
Was sind die alten Protection-Report-Typen? #
Wenn du bereits eine ältere SpamExperts-Konfiguration verwendest, können weiterhin verschiedene Protection Reports sichtbar sein.
Dazu gehören insbesondere:
| Legacy-Bericht | Funktion |
|---|---|
| Protection Report – Send now | Einmaliger Bericht über einen ausgewählten Zeitraum |
| Protection Report – Domain | Regelmäßiger Bericht für eine Domain |
| Protection Report – Mailbox | Bericht für einzelne Mailbox-Benutzer |
Diese Funktionen können in bestehenden Installationen weiterhin verwendet werden, sollten bei einer neuen Konfiguration jedoch nicht mehr bevorzugt werden.
Protection Report – Domain #
Der alte Domain Protection Report kann eine tägliche beziehungsweise wöchentliche Übersicht der für Benutzer einer Domain blockierten Nachrichten senden.
Je nach Konfiguration können Sprache und Format des Berichts festgelegt werden.
SpamExperts unterstützt dabei beispielsweise HTML beziehungsweise PDF.
Für neu einzurichtende zeitgesteuerte Reports bietet ESR jedoch mehr Flexibilität.
Protection Report – Mailbox #
Der alte Mailbox Protection Report erstellt für einzelne Empfänger eine Übersicht über deren quarantänisierte Nachrichten.
Dieser Bericht kann in älteren Konfigurationen weiterhin relevant sein, wenn Benutzer bereits daran gewöhnt sind.
Bei einer neuen Einrichtung solltest du stattdessen prüfen, ob ein entsprechender Email Scout Report den gewünschten Zweck besser erfüllt.
Warum kommt kein automatischer Report an? #
Wenn ein eingerichteter Report nicht ankommt, prüfe zunächst:
- ob der Report aktiviert ist
- ob die Empfängeradresse korrekt ist
- ob der Versandzeitplan stimmt
- ob überhaupt Nachrichten auf die gewählten Report-Kriterien passen
- ob der Report selbst von nachgelagerten Filtern oder Regeln zurückgehalten wurde
Bei Email Scout Reports gibt es außerdem die Möglichkeit, einen Report nicht zu senden, wenn keine Ergebnisse vorhanden sind.
Catch-all kann automatische Reports beeinflussen #
Bei Domains mit aktivierter Catch-all-Konfiguration kann SpamExperts automatische Reports deaktivieren beziehungsweise unterdrücken.
Der Hintergrund ist, dass SpamExperts bei einem Catch-all-Mailserver nicht zuverlässig erkennen kann, welche Empfängeradressen tatsächlich als reale Mailboxen existieren.
Wichtig: Wenn automatische ESR- oder Protection-Reports unerwartet nicht versendet werden und dein Ziel-Mailserver Catch-all verwendet, sollte diese Konfiguration überprüft werden.
Protection Reports bei Microsoft 365 #
Bei Microsoft-365-Umgebungen ist zusätzliche Vorsicht erforderlich, wenn Berichte Links für Aktionen wie Freigabe oder Training enthalten.
Sicherheitsfunktionen können Links in E-Mails automatisiert aufrufen beziehungsweise analysieren. Dadurch könnten Aktionen unbeabsichtigt ausgelöst werden.
Wenn SpamExperts zusammen mit Microsoft 365 eingesetzt wird, sollte deshalb die spezifische SpamExperts-Dokumentation für Microsoft 365 berücksichtigt werden.
Sollte jeder Benutzer einen täglichen Spam-Bericht erhalten? #
Nicht zwingend.
Bei Benutzern mit sehr wenig quarantänisiertem Spam kann ein täglicher Report unnötig sein. Bei wichtigen Geschäftspostfächern oder Benutzern, die regelmäßig ihre zurückgehaltenen Nachrichten kontrollieren müssen, kann ein Report dagegen hilfreich sein.
Die Häufigkeit sollte so gewählt werden, dass der Bericht tatsächlich gelesen wird.
Ein Report, der jeden Tag ungelesen gelöscht wird, erfüllt seinen Zweck nicht.
Reports ersetzen keine Diagnose #
Email Scout Reports und Protection Reports sind vor allem Übersichts- und Benachrichtigungswerkzeuge.
Wenn eine konkrete Nachricht fehlt oder falsch verarbeitet wurde, solltest du weiterhin die Log Search verwenden.
Regelmäßige Übersicht
→ Email Scout Report
Konkrete E-Mail untersuchen
→ Log Search
Zurückgehaltene E-Mail bearbeiten
→ Spam QuarantineFilter-Einstellungen wegen eines Reports nicht verändern #
Wenn du in einem Report eine einzelne falsch klassifizierte Nachricht findest, solltest du nicht sofort die allgemeinen SpamExperts-Filterwerte verändern.
CURIAWEB empfiehlt weiterhin, die Standardkonfiguration beizubehalten.
Untersuche die konkrete Nachricht und verwende gegebenenfalls gezieltes Spam- oder Ham-Training.
Unsere Empfehlungen zu den Filterwerten findest du unter SpamExperts Filter-Einstellungen: Warum die Standardkonfiguration meist die beste Wahl ist.
Empfehlung für bestehende Protection Reports #
Wenn du bereits einen Protection Report verwendest, besteht kein Grund, einen funktionierenden Bericht sofort zu löschen.
Bei einer zukünftigen Anpassung oder Neueinrichtung solltest du jedoch prüfen, ob ein Email Scout Report die Anforderungen besser erfüllt.
Da N-able Protection Reports als Legacy-Funktion kennzeichnet, ist ESR für neue Konfigurationen die sinnvollere Grundlage.
Empfehlung für neue Reports #
Für eine neue Einrichtung empfehlen wir:
- Überlegen, welche Nachrichten im Report erscheinen sollen.
- Passende Suche in Incoming oder Outgoing Logs erstellen.
- Suchergebnis kontrollieren.
- Aus der Suche einen Email Scout Report erstellen.
- Empfänger und Zeitplan festlegen.
- Report testweise senden.
- Prüfen, ob Inhalt und Häufigkeit im Alltag sinnvoll sind.
CURIAWEB-Empfehlung: Nutze für neue SpamExperts-Berichte Email Scout Reports. Bestehende Protection Reports dürfen weiterlaufen, solange sie benötigt werden und zuverlässig funktionieren.
Zusammenfassung #
SpamExperts Protection Reports informieren Benutzer über gefilterte beziehungsweise quarantänisierte Nachrichten. Diese Funktion ist inzwischen jedoch als Legacy gekennzeichnet.
N-able empfiehlt für neue Einrichtungen Email Scout Reports (ESR).
Email Scout Reports basieren auf Log-Search-Kriterien und ermöglichen dadurch wesentlich flexiblere Berichte. Sie können einmalig oder nach einem Zeitplan versendet und für eingehenden beziehungsweise ausgehenden E-Mail-Verkehr separat eingerichtet werden.
Bestehende Protection Reports müssen nicht zwingend sofort ersetzt werden. Wenn du einen neuen Report einrichtest oder eine bestehende Konfiguration überarbeitest, solltest du jedoch bevorzugt ESR verwenden.
Reports sind vor allem für regelmäßige Übersichten gedacht. Für die technische Untersuchung einer konkreten Nachricht bleibt die SpamExperts Log Search das wichtigste Diagnosewerkzeug.
