Ein bestehendes E-Mail-Konto kannst du in deinem CURIAWEB-cPanel jederzeit verwalten. Du kannst beispielsweise das Passwort ändern, den verfügbaren Speicherplatz anpassen oder das Postfach löschen, wenn die E-Mail-Adresse nicht mehr benötigt wird.
In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du ein vorhandenes E-Mail-Konto verwaltest und worauf du besonders achten solltest, bevor du ein Postfach endgültig löschst.
Wichtig: Wenn du lediglich das Passwort oder den Speicherplatz eines E-Mail-Kontos ändern möchtest, musst du das Postfach nicht löschen und neu erstellen. Verwende dafür die Verwaltungsfunktionen des bestehenden Kontos.
1. E-Mail-Konten in cPanel öffnen #
Melde dich bei deinem CURIAWEB-cPanel an.
Scrolle auf der Startseite zum Bereich E-Mail und klicke auf E-Mail-Konten.
cPanel zeigt dir anschließend die vorhandenen E-Mail-Konten deiner Domains an.
Wenn du stattdessen ein neues Postfach benötigst, findest du die vollständige Anleitung unter E-Mail-Konto in cPanel erstellen.
2. Gewünschtes E-Mail-Konto auswählen #
Suche in der Übersicht das E-Mail-Konto, das du bearbeiten möchtest.
Kontrolliere dabei immer die vollständige Adresse. Wenn mehrere Domains in deinem Hosting eingerichtet sind, können beispielsweise sowohl:
info@deine-domain.ch
als auch:
info@zweite-domain.ch
vorhanden sein.
Klicke beim gewünschten E-Mail-Konto auf Verwalten.
Praxis-Tipp: Kontrolliere vor jeder Änderung die vollständige E-Mail-Adresse. Besonders bei mehreren Domains oder ähnlich benannten Postfächern lässt sich so vermeiden, dass du versehentlich das falsche Konto bearbeitest.
3. Passwort eines E-Mail-Kontos ändern #
Wenn das Passwort des Postfachs geändert werden soll, kannst du im Verwaltungsbereich ein neues Passwort festlegen.
Verwende ein starkes und einzigartiges Passwort, das ausschließlich für dieses E-Mail-Konto verwendet wird.
Wenn dir cPanel einen Passwortgenerator anbietet, kannst du damit ein komplexes Passwort erzeugen und anschließend sicher in einem Passwort-Manager speichern.
Sicherheit: Verwende für dein E-Mail-Konto nicht dasselbe Passwort wie für cPanel, WordPress, das CURIAWEB-Kundencenter oder andere Dienste.
4. Neues Passwort speichern #
Nachdem du das neue Passwort eingetragen hast, speicherst du die Änderung über die entsprechende Schaltfläche im Verwaltungsbereich.
Das neue Passwort gilt anschließend für die Anmeldung am E-Mail-Konto.
Wenn das Postfach bereits auf mehreren Geräten oder in verschiedenen E-Mail-Programmen eingerichtet ist, muss das dort gespeicherte Passwort ebenfalls aktualisiert werden.
Was passiert mit Outlook, Apple Mail oder Thunderbird nach einer Passwortänderung? #
Ein E-Mail-Programm speichert normalerweise die Zugangsdaten des Postfachs, damit es sich automatisch beim Mailserver anmelden kann.
Nach einer Passwortänderung kennt das Programm zunächst noch das alte Passwort. Dadurch kann die Anmeldung am Mailserver fehlschlagen.
Das betrifft beispielsweise:
- Outlook
- Apple Mail
- Thunderbird
- Smartphones und Tablets
- andere Geräte oder Anwendungen, die dieses Postfach verwenden
Trage auf den betroffenen Geräten das neue Passwort ein.
Wichtig: Wenn nach einer Passwortänderung plötzlich ständig eine Passwortabfrage erscheint, bedeutet das nicht automatisch, dass das neue Passwort falsch ist. Häufig verwendet eines der eingerichteten Geräte noch die alten Zugangsdaten.
5. Neues Passwort über Webmail testen #
Nach einer Passwortänderung ist es sinnvoll, die neuen Zugangsdaten zunächst direkt mit dem Postfach zu testen.
Melde dich mit der vollständigen E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort über Webmail an.
Funktioniert die Anmeldung dort, weißt du, dass das neue Passwort für das E-Mail-Konto grundsätzlich korrekt ist.
Wenn anschließend ein E-Mail-Programm nicht mehr funktioniert, liegt die Ursache eher bei dessen gespeicherten Zugangsdaten oder Konfiguration als beim eigentlichen Postfach.
6. Speicherplatz eines E-Mail-Kontos ändern #
Im Verwaltungsbereich des E-Mail-Kontos kannst du auch dessen Speicherplatzbegrenzung anpassen.
Diese Begrenzung bestimmt, wie viel Speicher das einzelne Postfach innerhalb des verfügbaren Speicherplatzes deines Hosting-Accounts verwenden darf.
Wenn ein Postfach regelmäßig große Anhänge erhält oder viele Nachrichten langfristig gespeichert werden, kann entsprechend mehr Speicher benötigt werden.
Wann solltest du den Speicherplatz erhöhen? #
Eine Erhöhung kann sinnvoll sein, wenn das Postfach seine festgelegte Grenze tatsächlich erreicht oder sich dieser deutlich nähert.
Du solltest ein Speicherproblem aber nicht automatisch dadurch lösen, dass du die Begrenzung immer weiter erhöhst.
Bei einem stark gewachsenen Postfach lohnt sich auch die Prüfung, welche Nachrichten und Anhänge tatsächlich noch benötigt werden.
Wie du den Speicherverbrauch genauer untersuchst, zeigen wir unter E-Mail-Speicherplatz in cPanel prüfen und bereinigen.
Kurz erklärt: Die Speicherbegrenzung eines E-Mail-Kontos und der gesamte verfügbare Speicherplatz deines Hosting-Accounts sind zwei unterschiedliche Werte. Ein höheres Postfachlimit erzeugt keinen zusätzlichen Hosting-Speicherplatz.
7. Weitere Kontoeinstellungen prüfen #
Je nach cPanel- und Serverkonfiguration können im Verwaltungsbereich weitere Optionen für das E-Mail-Konto angezeigt werden.
Ändere Einstellungen nur dann, wenn du einen konkreten Grund dafür hast. Für ein normal funktionierendes Postfach müssen nicht sämtliche verfügbaren Optionen angepasst werden.
Speichere Änderungen jeweils über die dafür vorgesehene Schaltfläche.
8. E-Mail-Konto nach Änderungen testen #
Nach Änderungen am Passwort oder anderen wichtigen Kontoeinstellungen solltest du das Postfach kurz testen.
Prüfe zunächst die Anmeldung über Webmail. Sende anschließend eine Testnachricht an eine externe E-Mail-Adresse und eine Nachricht von dort zurück an dein Postfach.
Damit kontrollierst du:
- die Anmeldung am Postfach
- den Versand von Nachrichten
- den Empfang von Nachrichten
Wenn alle drei Punkte funktionieren, ist das E-Mail-Konto grundsätzlich einsatzbereit.
E-Mail-Konto löschen – vorher unbedingt prüfen #
Das Löschen eines E-Mail-Kontos ist etwas völlig anderes als eine Passwort- oder Speicherplatzänderung.
Ein Postfach kann über Jahre wichtige Nachrichten und Anhänge enthalten. Wenn du das Konto entfernst, können die auf dem Server gespeicherten E-Mail-Daten dieses Postfachs verloren gehen.
Achtung: Lösche ein E-Mail-Konto nur, wenn du sicher bist, dass es nicht mehr benötigt wird und alle noch benötigten Nachrichten beziehungsweise Daten vorher gesichert wurden.
Was solltest du vor dem Löschen kontrollieren? #
Prüfe zunächst, ob die E-Mail-Adresse noch verwendet wird.
Eine Adresse kann beispielsweise auf einer Website, in einem Kontaktformular, auf Rechnungen, Visitenkarten, Kundenkonten oder bei externen Diensten hinterlegt sein.
Auch Passwort-Wiederherstellungen anderer Dienste können an diese Adresse gesendet werden.
Bei einem persönlichen Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters sollte deshalb nicht nur geprüft werden, ob die Person noch Zugriff benötigt. Es muss auch geklärt werden, ob geschäftlich relevante Nachrichten oder Konten an diese Adresse gebunden sind.
E-Mails vor dem Löschen sichern #
Wenn Nachrichten aus dem Postfach erhalten bleiben müssen, solltest du sie vor dem Löschen sichern beziehungsweise in ein anderes geeignetes System übernehmen.
Wie eine solche Sicherung sinnvoll durchgeführt wird, hängt davon ab, wie das Postfach verwendet wird und welche E-Mail-Anwendung eingesetzt wird.
Verlasse dich nicht darauf, dass Nachrichten nach dem Löschen des Postfachs automatisch weiterhin auf dem Server verfügbar bleiben.
Wichtig: Eine lokal in einem E-Mail-Programm sichtbare Nachricht ist nicht automatisch eine vollständige und unabhängige Sicherung. Besonders bei IMAP werden lokale Ansichten mit dem Zustand des Servers synchronisiert.
IMAP und POP3 vor dem Löschen verstehen #
Wenn du das Postfach in einem E-Mail-Programm verwendest, spielt die verwendete Abrufmethode eine wichtige Rolle.
Bei IMAP werden die Ordner und Nachrichten grundsätzlich mit dem Mailserver synchronisiert. Löscht du das serverseitige Postfach, darfst du deshalb nicht davon ausgehen, dass sämtliche bisher angezeigten Nachrichten unabhängig davon dauerhaft lokal erhalten bleiben.
Bei POP3 können Nachrichten abhängig von der Konfiguration lokal heruntergeladen worden sein. Auch hier solltest du jedoch vor dem Löschen prüfen, welche Daten tatsächlich vorhanden und gesichert sind.
Wenn wichtige geschäftliche E-Mails betroffen sind, sollte die Datensicherung vor der Kontolöschung bewusst durchgeführt und kontrolliert werden.
Weiterleitungen und andere E-Mail-Regeln prüfen #
Kontrolliere vor dem Löschen auch, ob die Adresse mit Weiterleitungen, Filtern oder anderen E-Mail-Regeln zusammenhängt.
Eine vorhandene Konfiguration kann nach dem Entfernen eines Postfachs ein anderes Verhalten zeigen als zuvor.
Wenn die alte Adresse weiterhin Nachrichten annehmen soll, obwohl kein eigenes Postfach mehr benötigt wird, kann je nach gewünschtem Verhalten eine gezielte Weiterleitung sinnvoll sein.
Die Einrichtung zeigen wir unter E-Mail-Weiterleitung in cPanel einrichten.
9. E-Mail-Konto in cPanel löschen #
Wenn du geprüft hast, dass das Postfach nicht mehr benötigt wird und alle wichtigen Daten gesichert sind, kannst du das E-Mail-Konto entfernen.
Öffne dazu erneut:
E-Mail → E-Mail-Konten
Suche das betreffende Konto und öffne Verwalten.
Scrolle zu den Optionen zum Löschen des E-Mail-Kontos und wähle die entsprechende Löschfunktion.
cPanel kann vor dem endgültigen Löschen eine Bestätigung verlangen.
Kontrolliere noch einmal die vollständige E-Mail-Adresse und bestätige das Löschen nur, wenn wirklich das richtige Konto ausgewählt ist.
Achtung: Das Löschen eines Postfachs ist keine Methode zur Fehlerbehebung. Wenn lediglich Anmeldung, Versand oder Empfang nicht funktionieren, sollte zuerst die Ursache des Problems untersucht werden.
10. Prüfen, ob das Konto entfernt wurde #
Nach dem Löschen solltest du zur Übersicht E-Mail-Konten zurückkehren und kontrollieren, ob die betreffende Adresse nicht mehr als vorhandenes Postfach angezeigt wird.
Damit ist das E-Mail-Konto auf dem Server entfernt.
Was passiert mit Nachrichten an eine gelöschte Adresse? #
Das hängt von der übrigen E-Mail-Konfiguration deiner Domain ab.
Wenn für die Adresse kein Postfach und keine passende Weiterleitung mehr existiert, kann eine Nachricht als an einen unbekannten Empfänger adressiert behandelt werden.
Wie cPanel mit Nachrichten an nicht vorhandene Empfänger umgeht, wird unter anderem durch die Konfiguration der Standardadresse beeinflusst.
Diese Funktion erklären wir unter Standardadresse in cPanel: Catch-All und unbekannte Empfänger.
Postfach löschen oder nur Zugriff sperren? #
Nicht in jeder Situation ist das sofortige Löschen eines Postfachs die beste Lösung.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können im Postfach weiterhin geschäftlich relevante Nachrichten vorhanden sein.
In einer solchen Situation kann es sinnvoller sein, zunächst den bisherigen Zugriff zu unterbinden, indem das Passwort geändert wird, die Daten zu sichern und erst anschließend über die weitere Verwendung oder Löschung des Kontos zu entscheiden.
Praxis-Tipp: Bei geschäftlichen Postfächern sollte die Reihenfolge häufig lauten: Zugriff absichern, Daten prüfen und sichern, Abhängigkeiten kontrollieren und erst danach löschen.
Kann dieselbe E-Mail-Adresse später erneut erstellt werden? #
Nachdem ein E-Mail-Konto vollständig entfernt wurde, kann dieselbe Adresse grundsätzlich später erneut als neues Postfach angelegt werden, sofern keine andere Konfiguration dies verhindert.
Das neu angelegte Konto ist jedoch ein neues Postfach.
Das erneute Erstellen derselben Adresse stellt die zuvor gelöschten E-Mails nicht automatisch wieder her.
Passwort vergessen: Konto nicht löschen #
Wenn du lediglich das Passwort eines Postfachs vergessen hast, gibt es keinen Grund, das E-Mail-Konto zu löschen.
Öffne das bestehende Konto über E-Mail-Konten → Verwalten und lege ein neues Passwort fest.
Danach aktualisierst du das Passwort in den verwendeten E-Mail-Programmen und Geräten.
So bleiben die vorhandenen serverseitigen E-Mails und das bestehende Postfach erhalten.
Postfach voll: Konto ebenfalls nicht löschen #
Auch ein volles Postfach muss nicht neu erstellt werden.
Prüfe zuerst den tatsächlichen Speicherverbrauch und lösche beziehungsweise archiviere nicht mehr benötigte Nachrichten, wenn dies sinnvoll ist.
Falls ausreichend Hosting-Speicher vorhanden ist, kann gegebenenfalls auch die Speicherplatzbegrenzung des Postfachs angepasst werden.
E-Mails werden nicht zugestellt: Konto nicht vorschnell neu erstellen #
Wenn ein Postfach keine Nachrichten empfängt oder Nachrichten nicht beim Empfänger ankommen, kann die Ursache außerhalb des eigentlichen E-Mail-Kontos liegen.
Unter anderem können Routing, Domain-Konfiguration, Filter, Spamprüfung oder Zustellbarkeitsprobleme eine Rolle spielen.
Für die Diagnose ausgehender und eingehender Zustellungen steht in cPanel die Funktion Zustellung nachverfolgen zur Verfügung.
Wie du sie verwendest, zeigen wir unter E-Mail-Zustellung in cPanel nachverfolgen.
Speicherplatz nach dem Löschen #
Wenn ein E-Mail-Konto und die dazugehörigen serverseitigen Daten entfernt werden, kann dadurch zuvor belegter Speicherplatz wieder freigegeben werden.
Wie viel Speicher tatsächlich freigegeben wird, hängt davon ab, wie viele Daten das betreffende Postfach gespeichert hatte und wie die serverseitige Verarbeitung erfolgt.
Wenn Speicherplatz der eigentliche Grund für deine Überlegung zur Kontolöschung ist, solltest du deshalb zunächst prüfen, welches Postfach tatsächlich wie viel Speicher verwendet.
Typische Fehler bei der Verwaltung von E-Mail-Konten #
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, ein funktionierendes Postfach zu löschen und neu anzulegen, obwohl lediglich das Passwort vergessen wurde.
Problematisch ist auch eine Passwortänderung, ohne anschließend die gespeicherten Zugangsdaten auf Smartphones, Computern oder anderen Geräten zu aktualisieren.
Beim Löschen besteht das größte Risiko darin, dass erst danach festgestellt wird, dass wichtige Nachrichten oder externe Benutzerkonten noch an die Adresse gebunden waren.
Grundregel: Einstellungen kannst du ändern. Gelöschte Daten lassen sich dagegen nicht selbstverständlich zurückholen. Prüfe deshalb vor einer Kontolöschung wesentlich sorgfältiger als vor einer normalen Konfigurationsänderung.
Zusammenfassung #
Vorhandene E-Mail-Konten verwaltest du in deinem CURIAWEB-cPanel unter E-Mail → E-Mail-Konten → Verwalten.
Dort kannst du unter anderem das Passwort und die Speicherplatzbegrenzung eines bestehenden Postfachs ändern. Nach einer Passwortänderung müssen auch E-Mail-Programme und andere Geräte, die das Konto verwenden, mit dem neuen Passwort aktualisiert werden.
Ein E-Mail-Konto solltest du nur löschen, wenn es tatsächlich nicht mehr benötigt wird. Prüfe vorher vorhandene Nachrichten, Weiterleitungen, externe Dienste und andere Abhängigkeiten und sichere alle Daten, die erhalten bleiben müssen.
Ein vergessenes Passwort, ein volles Postfach oder ein Zustellungsproblem sind dagegen keine Gründe, das Konto zu löschen und neu zu erstellen. Diese Probleme lassen sich gezielt am bestehenden E-Mail-Konto beziehungsweise über die entsprechenden Diagnosefunktionen untersuchen.
