E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen

Wenn du mit deiner CURIAWEB E-Mail-Adresse keine Nachrichten mehr versenden kannst, kann die Ursache an unterschiedlichen Stellen liegen. Häufig sind falsche SMTP-Einstellungen, ein nicht mehr gültiges Passwort oder eine fehlende Authentifizierung des Postausgangsservers verantwortlich.

Es ist jedoch wichtig, das Problem systematisch einzugrenzen. Wenn du beispielsweise weiterhin E-Mails empfangen kannst, bedeutet das nicht automatisch, dass auch die Konfiguration für den Versand korrekt ist. Posteingang und Postausgang verwenden unterschiedliche Protokolle und Verbindungen.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Schritt für Schritt herausfindest, warum der Versand nicht funktioniert.

CURIAWEB Standard: Für den normalen E-Mail-Versand verwendest du mail.deine-domain.ch als SMTP-Server, Port 465, SSL/TLS und eine Authentifizierung mit deiner vollständigen E-Mail-Adresse und dem Passwort des E-Mail-Kontos.

Zuerst feststellen: Betrifft das Problem nur den Versand? #

Prüfe zunächst, ob du mit dem betroffenen E-Mail-Konto weiterhin Nachrichten empfangen kannst.

Wenn neue Nachrichten normal eintreffen, funktioniert der Zugriff auf dein Postfach grundsätzlich. Das Problem kann dann gezielt beim Postausgang beziehungsweise SMTP gesucht werden.

Wenn dagegen weder Versand noch Empfang funktionieren, solltest du zusätzlich Benutzername, Passwort, Servereinstellungen und die grundsätzliche Erreichbarkeit des Kontos überprüfen.

Versand über Webmail testen #

Eine der schnellsten Möglichkeiten zur Eingrenzung ist ein Test über Webmail.

Melde dich mit der betroffenen E-Mail-Adresse und dem zugehörigen Passwort im Webmail an und sende dort eine Testnachricht an eine andere E-Mail-Adresse, auf die du Zugriff hast.

Wenn der Versand über Webmail funktioniert, über Outlook, Apple Mail oder Thunderbird aber nicht, spricht das stark für ein Problem mit der Konfiguration des verwendeten E-Mail-Programms.

Wenn auch Webmail keine Nachricht versenden kann, liegt die Ursache wahrscheinlich nicht ausschließlich an der lokalen Konfiguration deines E-Mail-Programms.

Wie du Webmail verwendest, erklären wir unter Webmail verwenden.

Praxis-Tipp: Der Webmail-Test spart bei der Fehlersuche viel Zeit. Er hilft dir dabei, zwischen einem lokalen Problem im E-Mail-Programm und einem Problem des eigentlichen E-Mail-Kontos zu unterscheiden.

SMTP-Einstellungen kontrollieren #

Für den normalen CURIAWEB E-Mail-Versand gelten folgende Einstellungen:

SMTP-Server: mail.deine-domain.ch
Port: 465
Verschlüsselung: SSL/TLS
Authentifizierung: erforderlich
Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort des E-Mail-Kontos

Bei der E-Mail-Adresse info@meine-firma.ch wäre der SMTP-Server beispielsweise:

mail.meine-firma.ch

Als Benutzername verwendest du:

info@meine-firma.ch

Die Grundlagen zu Posteingang und Postausgang findest du ausführlich unter IMAP, POP3 und SMTP erklärt.

Die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername verwenden #

Ein häufiger Konfigurationsfehler ist ein unvollständiger Benutzername.

Verwende nicht nur:

info

sondern immer die vollständige E-Mail-Adresse:

info@meine-firma.ch

Das gilt auch für die Anmeldung am SMTP-Server.

SMTP-Authentifizierung muss aktiviert sein #

Der CURIAWEB-Mailserver erlaubt nicht, dass beliebige Benutzer ohne Anmeldung Nachrichten über ihn versenden.

Dein E-Mail-Programm muss sich deshalb beim SMTP-Server authentifizieren.

Je nach E-Mail-Programm kann die entsprechende Einstellung beispielsweise als Authentifizierung erforderlich, SMTP-Authentifizierung oder sinngemäß ähnlich bezeichnet sein.

Verwende dafür dieselbe vollständige E-Mail-Adresse und das Passwort des E-Mail-Kontos.

Typischer Fehler: Der Posteingang wurde mit Benutzername und Passwort eingerichtet, beim Postausgang wurden die Zugangsdaten jedoch nicht hinterlegt. In diesem Fall kann der Empfang funktionieren, während der Versand fehlschlägt.

SMTP-Port und Verschlüsselung prüfen #

Für die normale CURIAWEB-Konfiguration verwendest du für SMTP:

Port 465

mit:

SSL/TLS

Servername, Port und Verschlüsselungsmethode müssen zueinander passen.

Ändere die Einstellungen deshalb nicht wahllos auf andere Ports oder Verschlüsselungsmethoden, nur weil der Versand nicht sofort funktioniert.

Passwort überprüfen #

Wenn das Passwort falsch ist, kann sich dein E-Mail-Programm nicht korrekt am SMTP-Server authentifizieren.

Teste die E-Mail-Adresse und das Passwort zunächst im Webmail.

Wenn die Anmeldung dort ebenfalls fehlschlägt, solltest du das Passwort des E-Mail-Kontos überprüfen beziehungsweise neu setzen.

Beachte, dass das Passwort des E-Mail-Kontos nicht automatisch dasselbe ist wie dein Passwort für das CURIAWEB-Kundencenter oder cPanel.

Problem direkt nach einer Passwortänderung #

Wenn der Versand unmittelbar nach einer Passwortänderung nicht mehr funktioniert, ist häufig noch das alte Passwort im E-Mail-Programm gespeichert.

Aktualisiere die Zugangsdaten deshalb auf allen Geräten, auf denen das betreffende E-Mail-Konto eingerichtet ist.

Kontrolliere dabei insbesondere auch das für den SMTP-Server gespeicherte Passwort.

Wichtig: Ändere nach einer Passwortänderung nicht zuerst Servernamen, Ports oder DNS-Einstellungen. Wenn das Problem unmittelbar danach begonnen hat, prüfe zuerst die gespeicherten Zugangsdaten.

Funktioniert der Versand nur auf einem Gerät nicht? #

Wenn du dasselbe E-Mail-Konto auf mehreren Geräten verwendest, kannst du diese Geräte zur Eingrenzung des Problems nutzen.

Angenommen, der Versand funktioniert auf deinem Smartphone und im Webmail, aber nicht in Outlook auf deinem Computer. Dann spricht sehr viel dafür, dass das Problem bei der Outlook-Konfiguration liegt.

Funktioniert der Versand dagegen auf keinem Gerät und auch nicht über Webmail, sollte die Ursache auf Ebene des Kontos beziehungsweise Servers weiter untersucht werden.

Mehrere SMTP-Konten oder Postausgangsserver kontrollieren #

E-Mail-Programme können mehrere Postausgangsserver speichern. Das kommt besonders häufig vor, wenn mehrere E-Mail-Adressen eingerichtet wurden.

Dadurch kann ein Konto versehentlich versuchen, Nachrichten über den SMTP-Server oder die Zugangsdaten eines anderen Kontos zu versenden.

Prüfe deshalb, ob dem betroffenen E-Mail-Konto tatsächlich der richtige Postausgangsserver zugeordnet ist.

Das ist insbesondere bei Thunderbird und verschiedenen älteren oder umfangreich konfigurierten E-Mail-Programmen eine wichtige Fehlerquelle.

Nachricht bleibt im Postausgang hängen #

Wenn eine Nachricht im Postausgang liegen bleibt, konnte das E-Mail-Programm sie noch nicht erfolgreich an den SMTP-Server übergeben.

Prüfe zunächst die Internetverbindung und anschließend SMTP-Server, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten.

Wenn nur eine bestimmte Nachricht betroffen ist, während andere Nachrichten versendet werden können, kann die Ursache auch bei dieser konkreten Nachricht liegen.

Sehr große Anhänge oder ungewöhnliche Nachrichteninhalte können beispielsweise dazu führen, dass eine Nachricht nicht wie erwartet verarbeitet wird.

Nur eine bestimmte Nachricht kann nicht versendet werden #

Wenn andere E-Mails problemlos versendet werden können, liegt wahrscheinlich kein allgemeiner SMTP-Konfigurationsfehler vor.

Erstelle testweise eine einfache Nachricht ohne Anhänge und sende sie an eine andere Adresse.

Funktioniert diese Nachricht, solltest du die problematische Nachricht genauer untersuchen.

Prüfe beispielsweise:

• die Empfängeradresse
• die Größe und Art von Anhängen
• ob die Nachricht an sehr viele Empfänger gleichzeitig gesendet wird
• ob dein E-Mail-Programm eine konkrete Fehlermeldung anzeigt

Nur Nachrichten an einen bestimmten Empfänger schlagen fehl #

Wenn Nachrichten an andere Empfänger erfolgreich zugestellt werden, aber eine bestimmte Zieladresse oder Domain Probleme verursacht, funktioniert dein grundsätzlicher SMTP-Versand wahrscheinlich.

Die Ursache kann dann beispielsweise auf der Empfängerseite liegen.

Wichtig ist in diesem Fall die genaue Fehlermeldung beziehungsweise Unzustellbarkeitsnachricht.

Sie kann Hinweise darauf enthalten, ob die Empfängeradresse nicht existiert, der Zielserver eine Nachricht abgelehnt hat oder ein anderes Zustellproblem vorliegt.

Praxis-Tipp: Bei Zustellproblemen ist die konkrete Fehlermeldung wesentlich aussagekräftiger als die allgemeine Aussage „Die E-Mail geht nicht raus“. Bewahre Fehlermeldungen und Unzustellbarkeitsnachrichten für die Analyse auf.

Versendet bedeutet nicht automatisch zugestellt #

Es ist wichtig, zwischen Versand und Zustellung zu unterscheiden.

Wenn dein E-Mail-Programm eine Nachricht erfolgreich an den CURIAWEB SMTP-Server übergeben hat, ist der lokale Versand zunächst gelungen.

Danach muss die Nachricht jedoch noch an den Mailserver des Empfängers übertragen und dort akzeptiert werden.

Ein Problem auf diesem weiteren Weg ist deshalb nicht dasselbe wie ein Fehler bei der SMTP-Anmeldung in deinem E-Mail-Programm.

Unzustellbarkeitsnachricht lesen #

Wenn eine Nachricht später nicht zugestellt werden kann, erhält der Absender häufig eine automatische Fehlermeldung. Solche Nachrichten werden häufig als Bounce oder Unzustellbarkeitsnachricht bezeichnet.

Darin können technische Informationen und SMTP-Statuscodes enthalten sein, die den Grund der Ablehnung genauer beschreiben.

Eine Meldung kann beispielsweise darauf hinweisen, dass:

• die Empfängeradresse nicht existiert
• das Empfängerpostfach nicht verfügbar ist
• der Zielserver die Nachricht ablehnt
• eine Nachricht aufgrund einer Richtlinie zurückgewiesen wurde
• ein temporäres Zustellproblem besteht

Die genaue Meldung sollte deshalb nicht gelöscht werden, bevor die Ursache geklärt ist.

Temporäre und permanente SMTP-Fehler unterscheiden #

SMTP-Fehlercodes helfen bei der Einordnung eines Zustellproblems.

Antwortcodes im Bereich 4xx stehen typischerweise für einen temporären Fehler. Der sendende Mailserver kann die Zustellung später erneut versuchen.

Antwortcodes im Bereich 5xx weisen typischerweise auf einen permanenten Fehler beziehungsweise eine Ablehnung hin.

Der konkrete Code und der dazugehörige Text sind jedoch entscheidend für die tatsächliche Ursache.

Wichtig: Ein SMTP-Code allein reicht für eine zuverlässige Diagnose oft nicht aus. Notiere beziehungsweise übermittle immer die vollständige Fehlermeldung.

SPF, DKIM und DMARC können bei der Zustellung eine Rolle spielen #

Wenn eine Nachricht erfolgreich über den SMTP-Server versendet wurde, von einem Empfänger aber abgelehnt oder als verdächtig bewertet wird, können auch die E-Mail-Authentifizierungsverfahren deiner Domain relevant sein.

CURIAWEB richtet bei normalen Hosting-E-Mail-Domains SPF, DKIM und DMARC grundsätzlich automatisch in der Hosting-DNS-Zone ein.

Diese Einträge sollten nicht ohne konkreten Grund verändert oder gelöscht werden.

Besonders relevant werden Anpassungen, wenn zusätzliche externe Versanddienste verwendet werden – beispielsweise Newsletter-Systeme, CRM-Plattformen, Microsoft 365 oder andere externe SMTP-Dienste.

Die Zusammenhänge erklären wir unter SPF, DKIM und DMARC beim CURIAWEB Hosting erklärt.

Mehrere SPF-Einträge vermeiden #

Wenn externe Versanddienste verwendet werden, wird gelegentlich versehentlich ein zusätzlicher SPF-Eintrag angelegt.

Das ist nicht die richtige Vorgehensweise.

Für eine Domain sollte die SPF-Richtlinie in einem zusammengeführten SPF-TXT-Eintrag abgebildet werden.

Mehrere konkurrierende v=spf1-Einträge können zu einer ungültigen SPF-Auswertung führen und dadurch Zustellprobleme verursachen.

DNS-Änderungen nach einem Domain- oder Hostingwechsel #

Wenn Versandprobleme unmittelbar nach einem Domain-, DNS- oder Hostingwechsel auftreten, sollte zusätzlich geprüft werden, ob die DNS-Konfiguration vollständig auf die aktuelle Umgebung zeigt.

Besonders relevant sind dabei Mail- und Authentifizierungseinträge.

DNS-Änderungen sind aufgrund von TTL und Caching außerdem nicht immer weltweit sofort sichtbar.

Wenn du DNS-Einträge in cPanel prüfen musst, findest du die entsprechende Anleitung unter DNS-Zoneneditor in cPanel verwenden.

E-Mail-Zustellbarkeit in cPanel überprüfen #

cPanel stellt mit E-Mail-Zustellbarkeit eine Funktion zur Verfügung, mit der unter anderem wichtige DNS-bezogene Einstellungen für den E-Mail-Versand überprüft werden können.

Du findest sie in cPanel unter:

E-Mail → E-Mail-Zustellbarkeit

Wenn dein E-Mail-Programm Nachrichten korrekt an den Server übergeben kann, aber Zustellprobleme auftreten, kann diese Prüfung zusätzliche Hinweise liefern.

Postfach oder Hosting-Speicherplatz prüfen #

Auch Speicherplatzprobleme können sich auf den E-Mail-Betrieb auswirken.

Wenn ein E-Mail-Konto oder das Hostingkonto an eine Speichergrenze stößt, können verschiedene Mailfunktionen beeinträchtigt werden.

Die Speicherplatznutzung deiner E-Mail-Konten kannst du in cPanel kontrollieren.

Wie das funktioniert, erklären wir unter E-Mail-Speicherplatz in cPanel prüfen.

SpamExperts Incoming ist nicht dein SMTP-Server #

Wenn deine Domain SpamExperts Incoming Filtering verwendet, laufen eingehende Nachrichten über die SpamExperts-MX-Infrastruktur.

Diese MX-Server sind jedoch nicht automatisch die SMTP-Server, die du für den normalen Versand in Outlook, Apple Mail oder Thunderbird eintragen sollst.

Für die normale CURIAWEB-Konfiguration verwendest du weiterhin:

mail.deine-domain.ch

mit SMTP-Port 465 und SSL/TLS.

SpamExperts Outgoing Filtering ist ein Sonderfall #

Wenn für dein E-Mail-Konto ausdrücklich SpamExperts Outgoing Filtering eingerichtet wurde, kann der ausgehende Nachrichtenverkehr über die SpamExperts-Infrastruktur geführt werden.

In diesem Fall gelten andere SMTP-Einstellungen als bei der normalen CURIAWEB-Konfiguration.

Verwende dann die für SpamExperts Outgoing vorgesehenen Zugangsdaten und Servereinstellungen.

Die Konfiguration erklären wir unter SpamExperts Outgoing Filtering einrichten.

Wenn SpamExperts Outgoing eine Nachricht blockiert #

Outgoing Filtering dient unter anderem dazu, ausgehenden Nachrichtenverkehr auf Spam, Missbrauch und auffälliges Versandverhalten zu überprüfen.

Eine Blockierung sollte deshalb nicht einfach durch eine Lockerung der Filtereinstellungen umgangen werden.

Insbesondere bei unerwartet großen Versandmengen muss ausgeschlossen werden, dass ein E-Mail-Konto oder eine Website kompromittiert wurde und ungewollt Nachrichten versendet.

Wichtig: Wenn plötzlich ungewöhnlich viele ausgehende E-Mails auftreten, sollte zuerst die Ursache des Versands geklärt werden. Ein kompromittiertes Passwort, ein infiziertes Gerät oder eine kompromittierte Website muss behoben werden – nicht lediglich die Filterreaktion.

Plötzlich ungewöhnlich viele gesendete E-Mails #

Wenn in deinem Namen Nachrichten versendet wurden, die du selbst nicht erstellt hast, solltest du von einem möglichen Sicherheitsproblem ausgehen.

Ändere das Passwort des betroffenen E-Mail-Kontos und prüfe die Geräte, auf denen dieses Konto eingerichtet ist.

Wenn die Nachrichten möglicherweise von einer Website stammen, sollte auch diese auf eine Kompromittierung untersucht werden.

Bei einem solchen Fall ist es wichtig, nicht nur den Versand wieder zum Funktionieren zu bringen, sondern die Ursache für den unautorisierten Versand zu beseitigen.

Firewall, Sicherheitssoftware oder Netzwerk als Ursache #

Wenn die Einstellungen korrekt sind und der Versand über Webmail funktioniert, kann in seltenen Fällen auch die lokale Umgebung die Verbindung des E-Mail-Programms zum SMTP-Server beeinflussen.

Dazu gehören beispielsweise Sicherheitssoftware, lokale Firewalls oder Netzwerkeinstellungen.

Ein hilfreicher Test kann sein, dasselbe Gerät vorübergehend über eine andere Internetverbindung zu verwenden.

Funktioniert der SMTP-Versand dort, obwohl E-Mail-Programm und Kontoeinstellungen unverändert sind, sollte die ursprüngliche Netzwerkumgebung genauer untersucht werden.

Zertifikatswarnungen nicht umgehen #

Wenn dein E-Mail-Programm beim SMTP-Verbindungsaufbau eine Zertifikatswarnung anzeigt, solltest du diese nicht einfach dauerhaft akzeptieren.

Kontrolliere zuerst den Servernamen.

Bei der normalen CURIAWEB-Konfiguration folgt dieser dem Schema:

mail.deine-domain.ch

Sicherheitshinweis: Eine Zertifikatswarnung ist kein Problem, das durch blindes Bestätigen gelöst werden sollte. Prüfe zuerst Servername, Port und Verschlüsselung.

Was du bei einem Versandproblem dokumentieren solltest #

Wenn sich das Problem nicht selbst lösen lässt, helfen konkrete technische Angaben wesentlich mehr als eine allgemeine Beschreibung wie „E-Mail funktioniert nicht“.

Hilfreich sind insbesondere:

• die betroffene E-Mail-Adresse
• das verwendete E-Mail-Programm und Betriebssystem
• ob Webmail funktioniert
• ob der Empfang funktioniert
• ob alle oder nur einzelne Empfänger betroffen sind
• der Zeitpunkt eines fehlgeschlagenen Versandversuchs
• die vollständige Fehlermeldung oder Unzustellbarkeitsnachricht

Ein Passwort solltest du dagegen niemals unverschlüsselt in einer normalen Supportnachricht mitsenden.

Die sinnvollste Reihenfolge bei der Fehlersuche #

Wenn du keine E-Mails versenden kannst, gehe nicht sofort von einem Serverproblem aus und ändere nicht wahllos verschiedene Einstellungen.

Eine sinnvolle Diagnose beginnt mit einem Webmail-Test. Funktioniert der Versand dort, überprüfst du anschließend die SMTP-Konfiguration deines E-Mail-Programms.

Kontrolliere Servername, Port 465, SSL/TLS, vollständige E-Mail-Adresse, Passwort und SMTP-Authentifizierung.

Funktioniert die Übergabe an den Mailserver, aber eine bestimmte Nachricht wird nicht zugestellt, untersuche anschließend die Unzustellbarkeitsmeldung und die Empfängerseite.

Erst danach sollten weiterführende Faktoren wie SPF, DKIM, DMARC, SpamExperts oder Netzwerkprobleme untersucht werden.

Merke: Zuerst feststellen, ob dein E-Mail-Programm die Nachricht überhaupt an den SMTP-Server übergeben kann. Erst danach untersuchen, ob die Nachricht auf dem weiteren Weg zum Empfänger zugestellt oder abgelehnt wurde.

Zusammenfassung #

Wenn du mit deiner CURIAWEB E-Mail-Adresse keine Nachrichten versenden kannst, solltest du das Problem zunächst mit Webmail eingrenzen.

Funktioniert der Versand über Webmail, liegt die Ursache wahrscheinlich bei deinem E-Mail-Programm oder dessen SMTP-Konfiguration.

Für die normale CURIAWEB-Konfiguration gelten:

SMTP-Server:
mail.deine-domain.ch

Port:
465

Verschlüsselung:
SSL/TLS

Authentifizierung:
erforderlich

Benutzername:
vollständige E-Mail-Adresse

Passwort:
Passwort des E-Mail-Kontos

Wenn die Nachricht erfolgreich an den SMTP-Server übergeben wird, aber beim Empfänger nicht ankommt, handelt es sich dagegen um ein Zustellproblem. Dann sind insbesondere die konkrete Fehlermeldung, die Empfängerseite sowie gegebenenfalls SPF, DKIM, DMARC oder SpamExperts relevant.

Die wichtigste Regel bei E-Mail-Problemen lautet deshalb: Versand und Zustellung getrennt betrachten und die Ursache systematisch eingrenzen, statt Serverdaten oder DNS-Einstellungen auf Verdacht zu verändern.