Formulare und Kontaktformulare mit Kopage erstellen

Mit einem Formular können Besucher direkt über deine Kopage Website Kontakt aufnehmen, eine Anfrage senden oder andere Informationen übermitteln.

Der klassische Kopage Website Builder bietet dafür eine Formularfunktion, mit der du neben einfachen Kontaktformularen auch Formulare mit individuell benötigten Feldern erstellen kannst.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du ein Formular sinnvoll planst, auf deiner Website einfügst, die benötigten Felder festlegst und anschließend kontrollierst, ob Anfragen korrekt übermittelt werden.

Kurz erklärt: Ein gutes Kontaktformular fragt nur die Informationen ab, die du für die Bearbeitung einer Anfrage tatsächlich benötigst. Je einfacher und verständlicher das Formular ist, desto leichter können Besucher es ausfüllen.

Wofür kann ich Formulare in Kopage verwenden? #

Ein klassisches Kontaktformular ist nur eine mögliche Anwendung.

Je nach Website können Formulare beispielsweise für folgende Zwecke eingesetzt werden:

• allgemeine Kontaktanfragen,
• Offertanfragen,
• Reservierungs- oder Terminanfragen,
• Anmeldungen,
• Rückrufwünsche,
• Feedback,
• oder andere strukturierte Anfragen.

Welche Felder du benötigst, hängt deshalb immer vom konkreten Zweck des Formulars ab.

Formular vor der Erstellung planen #

Bevor du im Kopage Editor möglichst viele Formularfelder hinzufügst, solltest du überlegen, welche Informationen du tatsächlich benötigst.

Für ein einfaches Kontaktformular reichen häufig bereits wenige Angaben:

Name
E-Mail-Adresse
Nachricht

Je nach Anwendungsfall können weitere Informationen sinnvoll sein, beispielsweise eine Telefonnummer, Firma oder die Auswahl einer bestimmten Dienstleistung.

Vermeide Felder, die du für die Bearbeitung der Anfrage gar nicht benötigst.

Praxis-Tipp: Je länger ein Formular ist, desto mehr Aufwand bedeutet es für den Besucher. Frage deshalb nicht vorsorglich alles ab, was irgendwann einmal interessant sein könnte.

Formular zu einer Kopage Seite hinzufügen #

Öffne im Kopage Editor zunächst die Seite, auf der das Formular erscheinen soll.

Wähle anschließend über die dafür vorgesehene Funktion das Formular beziehungsweise den Formular-Builder aus und füge es an der gewünschten Stelle deiner Seite ein.

Je nach Aufbau deiner Website kann das Formular beispielsweise auf einer eigenen Kontaktseite oder innerhalb eines passenden Inhaltsbereichs verwendet werden.

Wenn du mit dem grundlegenden Aufbau von Seiten und Content Blocks noch nicht vertraut bist, findest du weitere Informationen unter Inhalte mit Kopage erstellen: Content Blocks, Texte und Bilder bearbeiten.

Welche Formularfelder benötige ich? #

Formularfelder bestimmen, welche Informationen Besucher eingeben können.

Für ein Kontaktformular ist beispielsweise eine E-Mail-Adresse wichtig, wenn du auf die Anfrage per E-Mail antworten möchtest.

Ein Nachrichtenfeld ermöglicht dagegen die Eingabe eines längeren freien Textes.

Welche Feldtypen dir im Formular-Builder zur Verfügung stehen, richtet sich nach den entsprechenden Funktionen des Builders. Wähle jeweils einen Feldtyp, der zur erwarteten Eingabe passt.

Felder eindeutig beschriften #

Jedes Feld sollte so bezeichnet sein, dass Besucher sofort verstehen, welche Information erwartet wird.

Klare Bezeichnungen sind beispielsweise:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Firma
Ihre Nachricht

Vermeide interne Abkürzungen oder Fachbegriffe, die deine Besucher möglicherweise nicht kennen.

Wenn für ein Feld zusätzliche Erklärungen notwendig sind, sollten diese möglichst kurz und verständlich formuliert werden.

Pflichtfelder sinnvoll einsetzen #

Nicht jedes Formularfeld muss zwingend ausgefüllt werden.

Als Pflichtfeld solltest du insbesondere Informationen definieren, ohne die du die Anfrage nicht sinnvoll bearbeiten kannst.

Bei einem normalen Kontaktformular könnten beispielsweise Name, E-Mail-Adresse und Nachricht erforderlich sein, während eine Telefonnummer freiwillig bleiben kann.

Wichtig: Mache ein Feld nicht allein deshalb zum Pflichtfeld, weil die Information für dich interessant wäre. Entscheidend ist, ob sie für den jeweiligen Zweck tatsächlich benötigt wird.

E-Mail-Adresse korrekt abfragen #

Wenn du dem Absender antworten möchtest, sollte das Formular eine E-Mail-Adresse erfassen.

Beschrifte das Feld eindeutig und verwende den dafür vorgesehenen Feldtyp, sofern dieser im Formular-Builder verfügbar ist.

Eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse kann dazu führen, dass du zwar eine Anfrage erhältst, dem Absender aber nicht antworten kannst.

Bei wichtigen Anfragen kann deshalb zusätzlich eine Telefonnummer sinnvoll sein – sofern diese für den jeweiligen Zweck benötigt wird.

Nachrichtenfeld verwenden #

Für freie Anfragen eignet sich ein mehrzeiliges Nachrichtenfeld.

Damit können Besucher ihr Anliegen ausführlicher beschreiben.

Eine verständliche Beschriftung wie:

Wie können wir Ihnen helfen?

kann je nach Website hilfreicher sein als eine technische oder unklare Feldbezeichnung.

Die Ansprache sollte dabei natürlich zum Sprachstil deiner Website passen.

Auswahlfelder verwenden #

Wenn Besucher zwischen mehreren festgelegten Möglichkeiten auswählen sollen, kann ein entsprechendes Auswahlfeld sinnvoll sein.

Bei einem Dienstleistungsunternehmen könnte eine Auswahl beispielsweise so aussehen:

Ich interessiere mich für:

Beratung
Planung
Umsetzung
Support
Sonstiges

Dadurch erhältst du strukturiertere Anfragen und kannst häufig bereits vor dem Lesen der Nachricht erkennen, worum es geht.

Verwende Auswahlmöglichkeiten jedoch nur dort, wo sie dem Besucher tatsächlich helfen.

Formular nicht unnötig kompliziert machen #

Ein häufiger Fehler besteht darin, ein einfaches Kontaktformular wie einen umfangreichen Fragebogen aufzubauen.

Für eine erste Kontaktaufnahme musst du normalerweise nicht bereits sämtliche Informationen erfassen, die möglicherweise erst später im Gespräch benötigt werden.

Ein übersichtliches Formular könnte beispielsweise so aufgebaut sein:

Name *
E-Mail-Adresse *
Telefon
Betreff
Nachricht *

[Nachricht senden]

Das Sternchen kann dabei – sofern du diese Darstellung verwendest – auf ein Pflichtfeld hinweisen.

Empfänger der Formularanfrage festlegen #

Ein Kontaktformular ist nur hilfreich, wenn die übermittelten Anfragen an der richtigen Stelle ankommen.

Prüfe deshalb in den Formular-Einstellungen, an welche E-Mail-Adresse beziehungsweise welches vorgesehene Ziel die Formularnachrichten übermittelt werden.

Verwende eine Adresse, die regelmäßig kontrolliert wird.

Für eine Unternehmenswebsite ist beispielsweise eine Adresse wie:

info@example.ch

oft sinnvoller als ein persönliches Postfach eines Mitarbeiters, wenn mehrere Personen Anfragen bearbeiten sollen.

Wichtig: Veröffentliche ein Formular nicht, ohne anschließend eine echte Testanfrage zu senden. Nur so stellst du fest, ob die Nachricht tatsächlich am vorgesehenen Ziel ankommt.

Formular absenden und Bestätigung für Besucher #

Nach dem Absenden sollte für den Besucher erkennbar sein, dass seine Anfrage übermittelt wurde.

Eine verständliche Bestätigung verhindert, dass das Formular mehrfach abgesendet wird, weil der Besucher nicht weiß, ob der erste Versuch funktioniert hat.

Wenn deine verwendete Formular-Konfiguration eine entsprechende Bestätigung oder Erfolgsmeldung vorsieht, sollte sie kurz und eindeutig formuliert sein.

Beispielsweise:

Vielen Dank. Ihre Nachricht wurde übermittelt.

Versprich dabei keine Reaktionszeit, die du nicht zuverlässig einhalten kannst.

Button sinnvoll beschriften #

Auch der Absende-Button sollte verständlich sein.

Eine Beschriftung wie:

Nachricht senden

beschreibt die Aktion klar.

Bei einem anderen Formulartyp kann eine passendere Beschriftung verwendet werden, beispielsweise:

Anfrage senden
Anmeldung absenden
Rückruf anfragen

Der Button sollte dem Besucher möglichst klar vermitteln, was beim Anklicken passiert.

Formular optisch in die Website integrieren #

Ein Formular sollte zum restlichen Design deiner Website passen.

Achte insbesondere darauf, dass Beschriftungen gut lesbar sind, Eingabefelder ausreichend Platz bieten und der Absende-Button eindeutig erkennbar ist.

Vermeide zu geringe Farbkontraste zwischen Text, Eingabefeldern und Hintergrund.

Die allgemeinen Gestaltungsmöglichkeiten behandeln wir unter Kopage Template und Design anpassen: Farben, Schriften, Header und Footer.

Spam über Kontaktformulare #

Öffentlich erreichbare Formulare können automatisiert von Bots angesprochen werden. Dadurch können unerwünschte Formularnachrichten entstehen.

Kopage bietet Funktionen beziehungsweise Integrationen zum Schutz von Formularen vor automatisierten Eingaben. Welche Schutzoption für dein konkretes Formular verwendet wird, solltest du innerhalb der aktuellen Formular-Konfiguration prüfen.

Ein solcher Schutz soll automatisierte Übermittlungen erschweren, ohne echten Besuchern die Kontaktaufnahme unnötig schwer zu machen.

Praxis-Tipp: Wenn plötzlich viele offensichtlich automatisierte Formularnachrichten eintreffen, prüfe zuerst die vorhandenen Spam-Schutzfunktionen des Formulars, bevor du das gesamte Formular neu erstellst.

Formular und SpamExperts nicht verwechseln #

Der Schutz eines Website-Formulars und der Spamfilter deines E-Mail-Postfachs sind zwei unterschiedliche Ebenen.

SpamExperts schützt den E-Mail-Verkehr. Ein Formular wird dagegen zunächst über deine Website ausgefüllt und verarbeitet.

Wenn eine Formularnachricht per E-Mail zugestellt wird, kann anschließend zusätzlich die normale E-Mail-Verarbeitung relevant sein.

Bei Problemen solltest du deshalb zuerst unterscheiden, ob das Formular selbst nicht funktioniert oder ob eine bereits versendete Formularnachricht lediglich nicht im erwarteten Posteingang erscheint.

Formular und Datenschutz #

Über ein Kontaktformular werden Daten von Besuchern übermittelt. Deshalb solltest du nur Informationen abfragen, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind.

Außerdem sollte deine Website transparent darüber informieren, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Welche rechtlichen Informationen konkret erforderlich sind, hängt von deinem Unternehmen, dem Zweck des Formulars, den erhobenen Daten und den anwendbaren rechtlichen Vorgaben ab.

Wichtig: Ein technisch funktionierendes Formular bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Prüfe die für deine Website und deinen Anwendungsfall geltenden Vorgaben.

Sensible Daten nicht unnötig über ein normales Kontaktformular abfragen #

Ein gewöhnliches Kontaktformular sollte nicht ohne Not zur Übermittlung besonders sensibler oder vertraulicher Informationen verwendet werden.

Überlege deshalb vor der Erstellung, welche Daten tatsächlich benötigt werden und ob ein normales Website-Formular für den vorgesehenen Zweck geeignet ist.

Für eine allgemeine Anfrage reichen normalerweise grundlegende Kontaktinformationen und die eigentliche Nachricht.

Formular vor der Veröffentlichung testen #

Ein Formular sollte immer vollständig getestet werden.

Fülle es dabei so aus, wie es später ein echter Besucher tun würde.

Prüfe anschließend:

Lassen sich alle benötigten Felder ausfüllen?
        ↓
Funktionieren Pflichtfelder?
        ↓
Kann das Formular abgesendet werden?
        ↓
Erscheint eine Bestätigung?
        ↓
Kommt die Anfrage beim richtigen Empfänger an?
        ↓
Sind Absenderdaten und Nachricht lesbar?
        ↓
Kann auf die Anfrage sinnvoll reagiert werden?

Teste auch, was passiert, wenn ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt wird.

Formular auf dem Smartphone testen #

Viele Besucher werden dein Formular über ein Smartphone verwenden.

Kontrolliere deshalb nicht nur die Desktop-Ansicht.

Achte darauf, dass Felder gut erkennbar und bedienbar sind, Beschriftungen nicht ungünstig umbrechen und der Absende-Button problemlos verwendet werden kann.

Sehr umfangreiche Formulare können auf kleinen Displays besonders mühsam werden. Das ist ein weiterer Grund, nur wirklich benötigte Felder abzufragen.

Weitere Hinweise findest du unter Responsive Design: Kopage Website für Smartphone und Tablet optimieren.

Was tun, wenn keine Formularnachricht ankommt? #

Wenn eine Testanfrage erfolgreich abgesendet werden kann, aber keine Nachricht am erwarteten Ziel ankommt, solltest du systematisch vorgehen.

Prüfe zuerst, ob die Empfängeradresse im Formular korrekt eingetragen ist.

Kontrolliere anschließend auch den Spam- beziehungsweise Junk-Ordner des betreffenden Postfachs.

Wenn dort ebenfalls keine Nachricht vorhanden ist, sollte geklärt werden, ob das Problem bei der Formularübermittlung oder bei der anschließenden E-Mail-Zustellung entsteht.

Praxis-Tipp: Notiere bei einem Zustellproblem den ungefähren Zeitpunkt deiner Testanfrage, die verwendete Absenderadresse und die vorgesehene Empfängeradresse. Diese Angaben erleichtern eine spätere technische Prüfung erheblich.

Was tun, wenn das Formular nicht abgesendet werden kann? #

Wenn bereits das Absenden des Formulars fehlschlägt, kontrolliere zunächst die sichtbaren Hinweise beziehungsweise Fehlermeldungen.

Prüfe außerdem, ob alle erforderlichen Pflichtfelder korrekt ausgefüllt wurden und ob eine vorhandene Schutzfunktion die Übermittlung verhindert.

Teste das Formular bei Bedarf zusätzlich in einem anderen Browser beziehungsweise in einem privaten Browserfenster.

Wenn der Fehler weiterhin auftritt, ist ein Screenshot der Meldung für die weitere Fehlersuche hilfreich.

Was tun, wenn Formularnachrichten im Spam landen? #

Wenn die Nachricht tatsächlich versendet wurde, aber im Spam-Ordner des Empfängerpostfachs landet, solltest du nicht sofort sämtliche Spamfilter-Einstellungen verändern.

Prüfe zunächst die betreffende Nachricht und die vorhandenen Protokoll- beziehungsweise Analyseinformationen.

Bei CURIAWEB empfehlen wir grundsätzlich, die Standardkonfiguration von SpamExperts nicht ohne konkreten Grund zu verändern. Der Filter ist bereits entsprechend vorkonfiguriert.

Weitere Informationen zu E-Mail und Spamfilter findest du in unserer Knowledgebase im Bereich E-Mail & SpamExperts.

Formular nach Änderungen erneut testen #

Wenn du später Felder hinzufügst, Pflichtfelder änderst, den Empfänger wechselst oder andere Einstellungen am Formular anpasst, solltest du erneut eine Testanfrage senden.

Verlasse dich nicht darauf, dass ein Formular weiterhin funktioniert, nur weil es vor mehreren Monaten einmal getestet wurde.

Besonders nach größeren Änderungen an einer Website ist ein erneuter Funktionstest sinnvoll.

Mehrere Formulare auf einer Website #

Eine Website kann unterschiedliche Formulare für verschiedene Zwecke benötigen.

Beispielsweise:

Kontakt
→ allgemeine Anfrage

Dienstleistung
→ konkrete Offertanfrage

Veranstaltung
→ Anmeldung

Erstelle aber nicht für jede Unterseite ein nahezu identisches Formular, wenn ein gemeinsames Kontaktformular denselben Zweck erfüllt.

Mehrere Formulare sind vor allem dann sinnvoll, wenn tatsächlich unterschiedliche Informationen benötigt werden.

Formular oder normale E-Mail-Adresse? #

Beide Kontaktmöglichkeiten haben Vorteile.

Ein Formular kann die benötigten Informationen strukturiert abfragen und dem Besucher eine direkte Kontaktmöglichkeit innerhalb der Website bieten.

Eine veröffentlichte E-Mail-Adresse ermöglicht dagegen die Kontaktaufnahme über das eigene E-Mail-Programm.

Je nach Website können auch beide Möglichkeiten angeboten werden.

Formular mit Standortinformationen kombinieren #

Auf einer Kontaktseite können neben dem Formular auch Anschrift, Öffnungszeiten oder eine Karte hilfreich sein.

Wenn Besucher einen physischen Standort finden sollen, kannst du eine entsprechende Kartenfunktion ergänzen.

Google Maps und weitere externe Inhalte behandeln wir unter Google Maps, YouTube und Social Media in Kopage einbinden.

Typische Fehler bei Kontaktformularen #

Zu den häufigsten Problemen gehören zu viele Pflichtfelder, unklare Feldbezeichnungen, eine falsche Empfängeradresse und ein Formular, das nach der Einrichtung nie getestet wurde.

Auch sehr lange Formulare können Besucher von einer Kontaktaufnahme abhalten.

Ein weiterer Fehler besteht darin, nach dem Absenden keine verständliche Rückmeldung zu geben, sodass Besucher nicht wissen, ob ihre Anfrage übermittelt wurde.

Checkliste für ein fertiges Kontaktformular #

Zweck des Formulars klar?
        ↓
Nur notwendige Felder vorhanden?
        ↓
Pflichtfelder sinnvoll?
        ↓
Feldbezeichnungen verständlich?
        ↓
Empfängeradresse korrekt?
        ↓
Spam-Schutz geprüft?
        ↓
Datenschutz berücksichtigt?
        ↓
Testanfrage erfolgreich?
        ↓
Nachricht angekommen?
        ↓
Smartphone-Darstellung geprüft?

Wie geht es weiter? #

Ein Kontaktformular ist häufig Teil einer vollständigen Kontaktseite. Zusätzlich können dort beispielsweise Standortinformationen, eine Karte oder andere externe Inhalte eingebunden werden.

Weiter geht es deshalb mit Google Maps, YouTube und Social Media in Kopage einbinden.

Zusammenfassung #

Mit der Formularfunktion des klassischen Kopage Website Builders kannst du Kontaktformulare und weitere Formulare für strukturierte Anfragen erstellen.

Plane zuerst, welche Informationen du tatsächlich benötigst, und halte das Formular möglichst übersichtlich. Verwende eindeutige Feldbezeichnungen und definiere nur wirklich notwendige Angaben als Pflichtfelder.

Prüfe die vorgesehene Empfängeradresse und sende vor der Veröffentlichung immer eine echte Testanfrage. Kontrolliere dabei nicht nur das Absenden des Formulars, sondern auch, ob die Nachricht tatsächlich beim richtigen Empfänger ankommt.

Berücksichtige außerdem Spam-Schutz, mobile Bedienbarkeit und die für deinen Anwendungsfall geltenden Datenschutzanforderungen.

Ein Kontaktformular ist erst dann fertig eingerichtet, wenn eine vollständige Testanfrage erfolgreich vom Besucherformular bis zum vorgesehenen Empfänger funktioniert.