WooCommerce verschickt automatisch verschiedene E-Mails rund um Bestellungen und Kundenkonten. Kunden erhalten beispielsweise Informationen zu ihrer Bestellung, während Shopbetreiber über neue oder fehlgeschlagene Bestellungen informiert werden können.
Die Einstellungen dafür findest du unter:
WooCommerce
→ Einstellungen
→ E-Mails
Dort kannst du einzelne Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren, Empfänger festlegen und die Darstellung der WooCommerce-E-Mails anpassen.
Wichtig: Wenn WooCommerce eine E-Mail auslöst, bedeutet das noch nicht automatisch, dass sie erfolgreich im Posteingang des Empfängers angekommen ist. Zwischen WooCommerce und dem Posteingang liegen mehrere technische Schritte.
Welche E-Mails verschickt WooCommerce? #
WooCommerce Core besitzt verschiedene transaktionale Benachrichtigungen. Welche E-Mails du genau siehst, kann von deiner WooCommerce-Version und von installierten Erweiterungen abhängen.
Zu den typischen WooCommerce-Core-Benachrichtigungen gehören unter anderem E-Mails für:
| Benachrichtigung | Empfänger beziehungsweise Zweck |
|---|---|
| Neue Bestellung | Informiert den Shopbetreiber beziehungsweise die hinterlegten Empfänger über eine neue Bestellung. |
| Stornierte Bestellung | Informiert den Shopbetreiber über eine stornierte Bestellung. |
| Fehlgeschlagene Bestellung | Informiert den Shopbetreiber über eine fehlgeschlagene Bestellung. |
| Bestellung in Wartestellung | Informiert den Kunden, dass seine Bestellung vorläufig zurückgestellt wurde. |
| Bestellung in Bearbeitung | Bestätigt dem Kunden, dass die Bestellung verarbeitet wird. |
| Bestellung abgeschlossen | Informiert den Kunden, dass die Bestellung abgeschlossen wurde. |
| Bestellung rückerstattet | Informiert den Kunden über eine vollständige oder teilweise Rückerstattung. |
| Bestelldetails beziehungsweise Rechnung | Kann dem Kunden Bestelldetails und bei offenen Bestellungen einen Zahlungslink übermitteln. |
| Kundennotiz | Sendet eine für den Kunden bestimmte Bestellnotiz. |
| Neues Konto | Informiert einen Kunden über ein neu erstelltes Kundenkonto. |
Zusätzliche WooCommerce-Erweiterungen können eigene E-Mail-Typen hinzufügen. Wenn du in deinem Shop mehr Einträge siehst als in einer Standardinstallation, ist das deshalb nicht ungewöhnlich.
Nicht jede Bestellung löst dieselbe E-Mail aus #
Welche E-Mail verschickt wird, hängt vom jeweiligen Ereignis und vom Bestellstatus ab.
Ein typischer Ablauf bei einer bezahlten Bestellung mit physischen Produkten kann beispielsweise so aussehen:
Kunde bestellt
↓
Zahlung erfolgreich
↓
Bestellung: In Bearbeitung
↓
Kunde erhält entsprechende Bestell-E-Mail
↓
Ware wird ausgeliefert
↓
Bestellung: Abgeschlossen
↓
Kunde erhält Abschluss-E-Mail
Andere Zahlungsarten können einen anderen Ablauf haben. Bei einer Banküberweisung steht die Bestellung beispielsweise zunächst normalerweise auf Wartend, bis du den Zahlungseingang geprüft hast.
Die Bedeutung der einzelnen Bestellstatus erklären wir im Artikel WooCommerce-Bestellstatus einfach erklärt.
Eine einzelne WooCommerce-E-Mail bearbeiten #
Öffne unter:
WooCommerce
→ Einstellungen
→ E-Mails
die gewünschte Benachrichtigung.
Je nach E-Mail-Typ kannst du dort verschiedene Einstellungen anpassen. Dazu gehören beispielsweise:
- ob die Benachrichtigung aktiviert ist
- Empfänger bei Administrator-E-Mails
- Betreff
- E-Mail-Überschrift
- zusätzlicher Inhalt
- E-Mail-Typ beziehungsweise Format, sofern diese Option angeboten wird
Nicht jede Einstellung steht bei jeder E-Mail zur Verfügung. Eine Kunden-E-Mail benötigt beispielsweise normalerweise kein frei einstellbares Empfängerfeld, weil WooCommerce die E-Mail-Adresse aus der Bestellung beziehungsweise dem Kundenkonto verwendet.
Empfänger für Shop-Benachrichtigungen festlegen #
Bei administrativen Benachrichtigungen wie Neue Bestellung kannst du festlegen, an welche E-Mail-Adresse die Nachricht gesendet werden soll.
Wenn mehrere Personen eine solche Benachrichtigung erhalten sollen, können je nach Feld mehrere Empfänger hinterlegt werden.
Verwende nur Postfächer, die tatsächlich überwacht werden. Eine Bestellbenachrichtigung bringt wenig, wenn sie in einem ungenutzten Postfach landet.
Praxis: Prüfe nach einer Änderung immer mit einer Testbestellung, ob die Benachrichtigung tatsächlich am vorgesehenen Ort ankommt.
Betreff und Überschrift anpassen #
WooCommerce erlaubt bei den einzelnen Benachrichtigungen die Anpassung von Betreff und E-Mail-Überschrift.
Je nach E-Mail stehen Platzhalter zur Verfügung, mit denen WooCommerce beispielsweise Bestellinformationen automatisch einsetzen kann.
Wenn du einen vorhandenen Betreff änderst, solltest du bestehende Platzhalter nicht einfach entfernen, ohne zu wissen, welche Information dadurch verloren geht.
Ein verständlicher Betreff hilft dem Kunden, die Nachricht sofort einer Bestellung zuzuordnen.
Zusätzlichen Inhalt ergänzen #
Bei verschiedenen WooCommerce-E-Mails kannst du zusätzlichen Inhalt hinterlegen.
Damit lässt sich beispielsweise ein kurzer allgemeiner Hinweis ergänzen, ohne das eigentliche E-Mail-Template programmieren zu müssen.
Solche Texte sollten möglichst allgemein bleiben, weil sie bei jeder entsprechenden Benachrichtigung verwendet werden.
Individuelle Informationen zu einer einzelnen Bestellung gehören dagegen besser in eine Kundennotiz.
Kundennotizen per E-Mail senden #
In einer WooCommerce-Bestellung kannst du eine Notiz erstellen und diese als Nachricht für den Kunden kennzeichnen.
WooCommerce verschickt dann eine entsprechende Kundennotiz per E-Mail.
Das eignet sich beispielsweise für eine konkrete Information zu einer Bestellung.
Wichtig: Verwechsle Kundennotizen nicht mit privaten Bestellnotizen. Interne Notizen sind für die Verwaltung der Bestellung gedacht und sollen nicht an den Kunden gesendet werden.
Mehr zur praktischen Arbeit mit Bestellungen findest du im Artikel WooCommerce-Bestellungen verwalten: Status, Zahlung und Versand.
Absendername und Absenderadresse festlegen #
Unterhalb der einzelnen E-Mail-Benachrichtigungen findest du die allgemeinen Absenderoptionen.
Dort legst du fest, welcher Name und welche E-Mail-Adresse als Absender der WooCommerce-Nachrichten verwendet werden.
Beispielsweise:
Absendername:
Mein Shop
Absenderadresse:
shop@meine-domain.ch
WooCommerce empfiehlt, eine E-Mail-Adresse auf derselben Domain wie die Website zu verwenden.
Eine Adresse wie:
shop@meine-domain.ch
ist für den Versand aus einem Shop auf:
meine-domain.ch
grundsätzlich sinnvoller als beispielsweise eine fremde öffentliche Adresse bei Gmail oder Yahoo.
Warum eine passende Absenderdomain wichtig ist #
E-Mail-Systeme prüfen heute sehr genau, ob ein Absender technisch glaubwürdig ist.
Wenn deine Website beispielsweise E-Mails verschickt, die vorgeben, von einer fremden öffentlichen E-Mail-Domain zu stammen, kann dies zu Zustellproblemen führen.
Deshalb sollte die Absenderadresse zum Shop beziehungsweise zur verwendeten Versanddomain passen und korrekt für den Versand eingerichtet sein.
Zur E-Mail-Authentifizierung gehören insbesondere technische Verfahren wie:
- SPF
- DKIM
- DMARC
Diese Einträge helfen empfangenden Mailservern zu prüfen, ob eine Nachricht tatsächlich im Namen deiner Domain versendet werden darf.
Wichtig: Eine optisch korrekte Absenderadresse allein garantiert keine Zustellung. Die Domain und der tatsächliche Versandweg müssen technisch zusammenpassen.
Separate Antwortadresse verwenden #
WooCommerce unterstützt in den aktuellen E-Mail-Einstellungen auch eine separate Reply-to-Adresse.
Damit kannst du beispielsweise E-Mails technisch über:
shop@meine-domain.ch
versenden, Antworten der Kunden aber an:
support@meine-domain.ch
leiten.
Die Reply-to-Adresse verändert nicht den eigentlichen Absender. Sie bestimmt lediglich, wohin eine Antwort des Empfängers gesendet wird.
Darstellung der WooCommerce-E-Mails anpassen #
Im Bereich WooCommerce → Einstellungen → E-Mails findest du zusätzlich Einstellungen für die Gestaltung der WooCommerce-E-Mail-Vorlagen.
Je nach aktueller WooCommerce-Version stehen dort Optionen für das Erscheinungsbild der transaktionalen E-Mails zur Verfügung.
Damit kannst du beispielsweise das Branding der Nachrichten an deinen Shop anpassen, ohne für jede Benachrichtigung ein eigenes Template zu programmieren.
Welche Gestaltungsoptionen genau vorhanden sind, kann sich mit WooCommerce-Versionen verändern.
Empfehlung: Passe zuerst die normalen WooCommerce-Einstellungen an. Änderungen direkt an PHP-E-Mail-Templates sind deutlich wartungsintensiver und für eine normale Shop-Konfiguration meist nicht notwendig.
Warum WooCommerce-E-Mails nicht einfach „direkt“ verschickt #
Technisch erzeugt WooCommerce zunächst den Inhalt einer Nachricht und übergibt sie an die WordPress-Mailfunktion.
Standardmässig läuft der Vorgang vereinfacht so:
WooCommerce
↓
WordPress wp_mail()
↓
Mailversand des Servers
↓
empfangender Mailserver
↓
Posteingang oder Spamfilter
WooCommerce selbst ist also kein vollständiger Mailserver.
Das ist wichtig für die Fehlersuche: Eine E-Mail kann in WooCommerce korrekt erzeugt worden sein und trotzdem später auf dem Versandweg blockiert werden.
WooCommerce protokolliert transaktionale E-Mail-Versuche #
Aktuelle WooCommerce-Versionen protokollieren die Versuche zum Versand transaktionaler WooCommerce-E-Mails.
Die entsprechenden Protokolle findest du unter:
WooCommerce
→ Status
→ Protokolle
Dort kannst du nach der Quelle:
transactional-emails
suchen beziehungsweise filtern.
Diese Protokolle können dir zeigen, ob WooCommerce:
- eine E-Mail erfolgreich an das Mail-System übergeben hat,
- beim Versand einen Fehler festgestellt hat,
- eine Nachricht übersprungen hat
- oder gar keinen erwarteten Versandversuch protokolliert hat.
Das ist ein wichtiger Unterschied: „WooCommerce hat die Nachricht an das Mail-System übergeben“ bedeutet noch nicht automatisch „Der Empfänger hat die Nachricht erhalten“.
Was bedeutet „gesendet“ im WooCommerce-Protokoll? #
Wenn WooCommerce den Versand als erfolgreich protokolliert, bedeutet dies zunächst, dass die Nachricht erfolgreich an das nachgelagerte Mail-System übergeben wurde.
Danach können weitere Dinge passieren:
Mail-System übernimmt Nachricht
↓
Nachricht wird weitergeleitet
↓
Empfangsserver prüft sie
↓
Spam- und Sicherheitsfilter prüfen sie
↓
Nachricht wird zugestellt oder abgewiesen
WooCommerce kann deshalb nicht allein aus seiner Bestell-E-Mail-Einstellung garantieren, dass die Nachricht im Posteingang des Kunden landet.
Warum SMTP verwendet werden kann #
Statt E-Mails über den normalen Mailversand des Webservers zu senden, kann WordPress über einen authentifizierten SMTP- beziehungsweise Transaktionsmail-Dienst versenden.
Der Ablauf sieht dann vereinfacht so aus:
WooCommerce
↓
WordPress
↓
SMTP-/Mail-Dienst
↓
Empfänger
Ein solcher Dienst ist speziell für den Versand von E-Mails ausgelegt und bietet häufig zusätzliche Informationen über Versandversuche und Zustellung.
Für die Verbindung wird normalerweise ein entsprechendes WordPress-Plugin oder die Integration des jeweiligen Mail-Anbieters verwendet.
Wichtig: SMTP ist keine WooCommerce-Einstellung für den Inhalt einer Bestell-E-Mail. Es betrifft den technischen Transport der Nachricht.
WooCommerce-E-Mail deaktiviert – dann wird sie nicht verschickt #
Wenn eine bestimmte Benachrichtigung nicht versendet wird, solltest du zuerst prüfen, ob sie überhaupt aktiviert ist.
Öffne:
WooCommerce
→ Einstellungen
→ E-Mails
→ betreffende Benachrichtigung
Ist die E-Mail dort deaktiviert, kann WooCommerce sie bei dem entsprechenden Ereignis nicht regulär versenden.
Das klingt offensichtlich, ist bei der Fehlersuche aber einer der ersten Punkte, die kontrolliert werden sollten.
Der richtige Bestellstatus muss erreicht werden #
Auch eine aktivierte E-Mail wird nur dann ausgelöst, wenn das dazugehörende Ereignis tatsächlich eintritt.
Wenn du beispielsweise erwartest, dass ein Kunde die E-Mail für eine abgeschlossene Bestellung erhält, die Bestellung aber weiterhin auf In Bearbeitung steht, ist die fehlende Abschluss-E-Mail zunächst plausibel.
Prüfe deshalb immer zuerst den tatsächlichen Bestellstatus.
Bei Problemen mit Zahlungen und Statuswechseln hilft der Artikel Zahlungsmethoden in WooCommerce einrichten und verwalten.
Bestell-E-Mail kommt beim Shopbetreiber nicht an #
Wenn beispielsweise die Benachrichtigung über eine neue Bestellung fehlt, solltest du systematisch prüfen:
- Ist „Neue Bestellung“ aktiviert?
- Ist die richtige Empfängeradresse eingetragen?
- Wurde tatsächlich eine entsprechende Bestellung erzeugt?
- Existiert ein Eintrag im WooCommerce-Protokoll für transaktionale E-Mails?
- Ist die Nachricht möglicherweise im Spamordner?
- Funktioniert der technische Mailversand der Website grundsätzlich?
Wenn WooCommerce die Nachricht korrekt erzeugt und übergeben hat, liegt die weitere Fehlersuche nicht mehr ausschliesslich in den WooCommerce-Einstellungen.
Kunde erhält keine Bestell-E-Mail #
Prüfe zuerst die in der Bestellung hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse.
Ein Tippfehler reicht aus, damit eine korrekt versendete Nachricht den vorgesehenen Kunden nicht erreicht.
Danach solltest du kontrollieren:
- Bestellstatus
- aktivierte WooCommerce-Benachrichtigung
- WooCommerce-Protokoll
- Spam- beziehungsweise Junk-Ordner
- Mailserver- beziehungsweise SMTP-Protokolle, sofern vorhanden
Gerade bei einem Shop sollte eine fehlende E-Mail nicht durch wiederholtes Ändern des Bestellstatus „getestet“ werden, ohne vorher den tatsächlichen Zustand der Bestellung zu prüfen.
Eine E-Mail nochmals aus einer Bestellung auslösen #
WooCommerce bietet bei Bestellungen im Bereich der Bestellaktionen Möglichkeiten, bestimmte Bestell-E-Mails erneut auszulösen.
Dazu kann beispielsweise das erneute Senden von Bestelldetails beziehungsweise der Kundenrechnung gehören.
Welche Aktionen verfügbar sind, hängt vom Bestellstatus und von den installierten Erweiterungen ab.
Vor dem erneuten Senden: Prüfe zuerst die E-Mail-Adresse des Kunden. Wenn sie falsch ist, bringt ein erneuter Versand an dieselbe falsche Adresse nichts.
Neue Bestellung und Kunden-E-Mail sind nicht dasselbe #
Die Benachrichtigung Neue Bestellung richtet sich grundsätzlich an den Shopbetreiber beziehungsweise die von dir eingetragenen Empfänger.
Der Kunde erhält dagegen die zu seinem Bestellablauf passende Kundenbenachrichtigung.
Wenn der Shopbetreiber keine „Neue Bestellung“-E-Mail erhält, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass auch der Kunde keine E-Mail erhalten hat – und umgekehrt.
Plugins können zusätzliche E-Mails hinzufügen oder verändern #
WooCommerce ist erweiterbar. Zahlungs-, Versand-, Abo-, Buchungs- oder andere Plugins können zusätzliche E-Mail-Typen hinzufügen.
Auch Themes oder eigener Programmcode können die Darstellung und den Versand beeinflussen.
Wenn eine E-Mail in deinem Shop vorhanden ist, die in einer normalen WooCommerce-Installation nicht auftaucht, solltest du deshalb zuerst prüfen, zu welcher Erweiterung sie gehört.
E-Mail-Probleme nicht mit Bestellproblemen verwechseln #
Angenommen, eine Bestellung ist korrekt bezahlt, besitzt den richtigen Status und ist im Backend vollständig vorhanden, aber die E-Mail erreicht den Kunden nicht.
Dann ist die Bestellung selbst möglicherweise völlig in Ordnung.
Das Problem kann ausschliesslich beim E-Mail-Versand oder bei der Zustellung liegen.
Umgekehrt kann eine fehlende E-Mail auch nur das sichtbare Symptom eines anderen Problems sein – beispielsweise wenn die Zahlung nicht korrekt bestätigt wurde und deshalb der erwartete Bestellstatus nie erreicht wurde.
Deshalb sollte die Fehlersuche immer in dieser Reihenfolge erfolgen:
Bestellung vorhanden?
↓
richtiger Bestellstatus?
↓
E-Mail aktiviert?
↓
WooCommerce hat Versand versucht?
↓
Mail-System hat Nachricht übernommen?
↓
Empfänger hat Nachricht erhalten?
Was du nach der Einrichtung testen solltest #
Führe mindestens eine vollständige Testbestellung durch.
Prüfe dabei:
- Erhält der Shopbetreiber die erwartete Bestellbenachrichtigung?
- Erhält der Kunde die richtige E-Mail?
- Stimmt die Absenderadresse?
- Stimmt der Absendername?
- Stimmen Betreff und E-Mail-Inhalt?
- Werden Bestellnummer, Produkte, Preise und Adressen korrekt dargestellt?
- Funktionieren vorhandene Links?
- landet die Nachricht im normalen Posteingang?
Teste nach Möglichkeit mit unterschiedlichen externen Mail-Anbietern und nicht nur mit einer Adresse innerhalb derselben Domain.
Die vollständige Shopprüfung behandeln wir im Artikel WooCommerce-Shop vor dem Start testen: Testbestellung und Checkliste.
Wenn WooCommerce-E-Mails gar nicht ankommen #
Wenn die Einstellungen korrekt aussehen, aber Nachrichten nicht zugestellt werden, solltest du nicht wahllos WooCommerce-E-Mail-Texte oder Bestellstatus verändern.
Prüfe zuerst die WooCommerce-Protokolle für transaktionale E-Mails und danach den tatsächlichen Versandweg.
Dazu gehören je nach Konfiguration beispielsweise:
- WordPress-Mailversand
- SMTP- beziehungsweise Transaktionsmail-Dienst
- Absenderdomain
- SPF
- DKIM
- DMARC
- Spam- und Sicherheitsfilter des Empfängers
Die ausführliche systematische Fehlersuche behandeln wir im nächsten Artikel WooCommerce versendet keine E-Mails: Ursachen systematisch prüfen.
Zusammenfassung #
WooCommerce verwaltet seine Bestell- und Kundenbenachrichtigungen unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails. Dort kannst du einzelne E-Mail-Typen aktivieren, konfigurieren und die Absenderinformationen festlegen.
Welche E-Mail ausgelöst wird, hängt unter anderem vom Bestellstatus und vom jeweiligen Ereignis ab. Zusätzliche WooCommerce-Erweiterungen können weitere E-Mail-Typen hinzufügen.
Verwende als Absender möglichst eine korrekt eingerichtete E-Mail-Adresse deiner eigenen Domain. Für eine zuverlässige Zustellung sind ausserdem der tatsächliche Versandweg und die E-Mail-Authentifizierung relevant.
Aktuelle WooCommerce-Versionen protokollieren transaktionale E-Mail-Versuche unter WooCommerce → Status → Protokolle mit der Quelle transactional-emails. Damit kannst du besser unterscheiden, ob WooCommerce eine Nachricht überhaupt ausgelöst hat oder ob das Problem erst später auf dem Versandweg entstanden ist.
Ganz wichtig: Eine von WooCommerce erzeugte beziehungsweise übergebene E-Mail ist nicht automatisch eine erfolgreich zugestellte E-Mail. Genau diese Unterscheidung ist der Ausgangspunkt für eine saubere Fehlersuche.
