Nicht jede WooCommerce-Bestellung entsteht direkt durch einen Kunden im Checkout. Du kannst Bestellungen auch manuell im WordPress-Backend erstellen, beispielsweise wenn du eine Bestellung telefonisch, per E-Mail oder auf einem anderen Weg entgegennimmst.
Ausserdem lassen sich bestimmte Angaben einer bestehenden Bestellung nachträglich ändern. Dabei ist jedoch wichtig zu wissen, welche Änderungen WooCommerce noch erlaubt und wann eine Bestellung bereits zu weit verarbeitet ist.
Die Bestellungen findest du unter:
WooCommerce
→ Bestellungen
Die Grundlagen zur Bestellverwaltung findest du im Artikel WooCommerce-Bestellungen verwalten: Status, Zahlung und Versand.
Wichtig: Eine bereits bezahlte Bestellung solltest du nicht wie einen offenen Warenkorb nachträglich umbauen. WooCommerce erlaubt Änderungen an Bestellpositionen grundsätzlich nur bei Bestellungen mit dem Status „Zahlung ausstehend“ oder „In Wartestellung“.
Welche Angaben einer Bestellung können bearbeitet werden? #
In einer geöffneten WooCommerce-Bestellung findest du verschiedene Bereiche, die – abhängig vom aktuellen Status der Bestellung – bearbeitet werden können.
Dazu gehören beispielsweise:
- Bestellstatus
- Bestelldatum
- zugeordneter Kunde
- Rechnungsadresse
- Lieferadresse
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Zahlungsmethode beziehungsweise entsprechende Angaben
- Produkte und Mengen
- Versandpositionen
- Gebühren
- Gutscheine
- Steuern
- Bestellnotizen
Nicht alle diese Änderungen sind in jedem Bestellstatus möglich.
Adressdaten einer Bestellung ändern #
Rechnungs- und Lieferdaten lassen sich direkt in der geöffneten Bestellung bearbeiten.
Das kann beispielsweise notwendig sein, wenn ein Kunde nach der Bestellung einen Tippfehler in seiner Adresse meldet.
WooCommerce stellt dafür bei den Rechnungs- und Lieferinformationen eine Bearbeitungsfunktion zur Verfügung.
Je nach Bestellung kannst du unter anderem ändern:
- Vor- und Nachname
- Firmenname
- Strasse und Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
- Land beziehungsweise Region
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Bei der Lieferadresse kannst du ausserdem vorhandene Rechnungsdaten übernehmen beziehungsweise Kundendaten aus dem zugeordneten Kundenkonto laden.
Wichtig: Wenn die Ware bereits versendet wurde, ändert eine nachträgliche Adressänderung in WooCommerce natürlich nicht automatisch die Adresse eines bereits aufgegebenen Pakets beim Versanddienstleister.
Einen anderen Kunden zuordnen #
Eine Bestellung kann einem registrierten Kundenkonto zugeordnet sein oder als Gastbestellung geführt werden.
In den Bestelldetails kannst du die Kundenzuordnung ändern und einen vorhandenen Kunden auswählen.
Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn eine Bestellung manuell für einen bereits registrierten Kunden erstellt wird.
Wenn die Bestellung einem Kundenkonto zugeordnet ist, kann sie anschliessend in dessen Bereich Mein Konto → Bestellungen erscheinen.
Mehr zu Kundenkonten und Gastbestellungen findest du im Artikel Kundenkonten und Gastbestellungen in WooCommerce einrichten.
Wann lassen sich Produkte einer Bestellung bearbeiten? #
WooCommerce erlaubt Änderungen an den eigentlichen Bestellpositionen nur bei noch nicht endgültig verarbeiteten Bestellungen.
Für bestehende Bestellungen gilt dabei grundsätzlich:
Zahlung ausstehend
oder
In Wartestellung
→ Bestellpositionen können bearbeitet werden
Bei einer Bestellung mit In Bearbeitung oder einem späteren Status sind diese Positionen grundsätzlich nicht mehr normal editierbar.
Das betrifft unter anderem:
- Produkte
- Mengen
- Produktpreise
- Versand
- Gebühren
- Gutscheine
- Steuern
Warum? Sobald eine Bestellung bezahlt beziehungsweise weiterverarbeitet wurde, müssen Bestellwert, Zahlung und Bestellinhalt zusammenpassen. WooCommerce verhindert deshalb, dass eine bezahlte Bestellung beliebig nachträglich verändert wird.
Ein Produkt zu einer offenen Bestellung hinzufügen #
Ist die Bestellung noch im Status Zahlung ausstehend oder In Wartestellung, kannst du zusätzliche Produkte hinzufügen.
Öffne dafür die Bestellung und gehe zum Bereich mit den Bestellpositionen.
Über Artikel hinzufügen beziehungsweise die entsprechende Funktion kannst du nach vorhandenen WooCommerce-Produkten suchen und diese in die Bestellung übernehmen.
WooCommerce zeigt bei Produkten mit aktiver Lagerverwaltung auch Informationen zum verfügbaren Bestand an.
Auch Produkte oder Varianten, die beispielsweise nicht vorrätig oder auf Lieferrückstand sind, können bei einer bewusst manuell vereinbarten Bestellung auswählbar sein.
Praxisbeispiel: Ein Kunde bestellt telefonisch drei Artikel. Du kannst diese Produkte direkt aus deinem bestehenden WooCommerce-Sortiment in eine neue manuelle Bestellung übernehmen, statt Preise und Produktnamen vollständig von Hand einzutragen.
Die Menge eines Produkts ändern #
Bei einer bearbeitbaren Bestellung kannst du auch die Menge einer vorhandenen Bestellposition anpassen.
Beispielsweise:
Bisher:
2 × Kaffeetasse
Neu:
3 × Kaffeetasse
Nach einer solchen Änderung solltest du die Bestellsummen neu berechnen beziehungsweise die Bestellung korrekt speichern.
Kontrolliere anschliessend, ob Produktpreis, Steuern und Gesamtsumme den erwarteten Werten entsprechen.
Preise und Steuern einer Bestellposition bearbeiten #
WooCommerce erlaubt bei bearbeitbaren Bestellungen auch Änderungen an Preis- und Steuerwerten einzelner Positionen.
Das ist eine fortgeschrittenere Funktion und sollte nur verwendet werden, wenn du genau weisst, warum der Betrag geändert werden soll.
Wenn du Produkte, Versand oder andere Positionen änderst, kann WooCommerce die Steuern anhand deiner Shop-Einstellungen und der Kundenadresse neu berechnen.
Wichtig: Eine Neuberechnung kann manuell eingetragene Steuerwerte überschreiben. Kontrolliere das Ergebnis deshalb immer, bevor du die Bestellung an den Kunden weitergibst.
Versand zu einer Bestellung hinzufügen oder ändern #
Bei einer noch bearbeitbaren Bestellung kannst du auch eine Versandposition hinzufügen.
Dabei lassen sich beispielsweise Bezeichnung, Versandmethode, Kosten und Steuern festlegen.
Das ist besonders bei manuell erstellten Bestellungen wichtig, weil dort nicht automatisch derselbe Checkout-Ablauf stattfindet wie bei einer normalen Kundenbestellung.
Die grundlegende Einrichtung von Versandzonen und Versandarten behandeln wir im Artikel Versandzonen, Versandarten und Versandkosten einrichten.
Eine Gebühr hinzufügen #
WooCommerce ermöglicht es, einer bearbeitbaren Bestellung eine zusätzliche Gebühr hinzuzufügen.
Ein Beispiel könnte eine individuell vereinbarte Zusatzleistung sein.
Je nach Konfiguration kannst du eine feste oder prozentuale Gebühr verwenden.
Gebühren solltest du nur dann einsetzen, wenn sie tatsächlich zu deinem Geschäftsmodell und der konkreten Bestellung passen.
Gutschein auf eine Bestellung anwenden #
Bei einer noch unbezahlten Bestellung kannst du einen vorhandenen WooCommerce-Gutscheincode anwenden.
Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Kunde bei einer telefonischen Bestellung Anspruch auf einen bestehenden Gutschein hat oder im Checkout vergessen hat, einen gültigen Code einzutragen.
WooCommerce verwendet dabei die Regeln des vorhandenen Gutscheins.
Du musst also den entsprechenden Gutscheincode kennen und anwenden.
Wie Gutscheine grundsätzlich erstellt und eingeschränkt werden, erklären wir im Artikel Gutscheine und Rabattcodes in WooCommerce erstellen.
Bestellsummen neu berechnen #
Wenn du Produkte, Gutscheine, Versand oder andere Positionen geändert hast, kannst du WooCommerce die entsprechenden Summen neu berechnen lassen.
Dabei werden insbesondere die hinterlegten Steuerregeln und die Kundenadresse berücksichtigt.
Das ist hilfreich, wenn du eine manuelle Bestellung aus mehreren Bestandteilen zusammensetzt.
Kontrolliere das Ergebnis trotzdem immer.
Ein automatisch berechneter Wert ist nur dann richtig, wenn auch die zugrunde liegenden Shop-, Steuer-, Produkt- und Adressdaten richtig eingerichtet sind.
Was passiert mit dem Lagerbestand? #
Wenn Produkte zu einer Bestellung hinzugefügt oder Mengen verändert werden, solltest du den Lagerbestand im Blick behalten.
WooCommerce zeigt bei lagergeführten Produkten den aktuellen Bestand an und berücksichtigt Bestandsänderungen entsprechend dem weiteren Bestellablauf.
Bei manuell zusammengestellten Bestellungen solltest du deshalb kontrollieren, ob die richtige Menge vorhanden ist und wie sich der gewählte Bestellstatus auf den Bestand auswirkt.
Die Bestandsverwaltung erklären wir ausführlich im Artikel Lagerbestand, SKU und Lieferstatus in WooCommerce verwalten.
Eine bereits bezahlte Bestellung um zusätzliche Produkte erweitern #
Hier gibt es eine wichtige WooCommerce-Regel:
Eine WooCommerce-Bestellung akzeptiert grundsätzlich nur eine Zahlung.
Wenn eine Bestellung bereits bezahlt wurde und der Kunde danach zusätzliche kostenpflichtige Produkte bestellen möchte, solltest du diese deshalb nicht einfach in die bestehende Bestellung einfügen.
WooCommerce empfiehlt in diesem Fall, eine neue Bestellung für die zusätzlichen Produkte zu erstellen.
Danach kannst du dem Kunden für diese neue Bestellung einen Zahlungslink senden.
Beispiel: Ein Kunde hat eine Bestellung über CHF 80 bereits bezahlt und ruft danach an, weil er noch ein zusätzliches Produkt für CHF 25 möchte. Statt die bezahlte Bestellung auf CHF 105 umzubauen, legst du für den zusätzlichen Artikel eine neue Bestellung über CHF 25 an.
Eine Bestellung manuell erstellen #
WooCommerce ermöglicht es dir, eine komplette Bestellung direkt im WordPress-Backend anzulegen.
Das ist beispielsweise sinnvoll bei:
- telefonischen Bestellungen
- Bestellungen per E-Mail
- individuell vereinbarten Bestellungen
- internen Testbestellungen
- anderen Bestellungen, die nicht über den normalen Checkout eingehen
Öffne dazu:
WooCommerce
→ Bestellungen
und wähle Bestellung hinzufügen.
WooCommerce öffnet danach eine neue Bestellseite, die grundsätzlich dieselben Bereiche enthält wie eine bestehende Bestellung.
Kunde oder Gast auswählen #
Bei einer manuellen Bestellung entscheidest du zuerst, ob die Bestellung einem vorhandenen Kundenkonto zugeordnet werden soll oder als Gastbestellung geführt wird.
Hat der Kunde bereits ein Konto und soll die Bestellung später dort sichtbar sein, kannst du den entsprechenden Kunden auswählen.
Hat der Kunde kein Konto oder soll die Bestellung ohne Anmeldung bezahlt werden können, kannst du eine Gastbestellung erstellen.
Wichtig beim Zahlungslink: Eine Bestellung, die einem registrierten Kundenkonto zugeordnet ist, muss normalerweise von diesem angemeldeten Kunden bezahlt werden. Bei einer Gastbestellung kann die Zahlung ohne Kundenkonto erfolgen.
Rechnungs- und Lieferdaten eintragen #
Trage anschliessend die benötigten Kundendaten ein.
Dazu gehören abhängig von der Bestellung beispielsweise:
- Name
- Unternehmen
- Rechnungsadresse
- Lieferadresse
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Bei einem vorhandenen Kundenkonto kannst du hinterlegte Rechnungs- beziehungsweise Lieferdaten übernehmen.
Kontrolliere die Adresse trotzdem, insbesondere wenn die Bestellung telefonisch oder per E-Mail aufgenommen wurde.
Produkte zur manuellen Bestellung hinzufügen #
Im Bereich der Bestellpositionen kannst du über die Funktion zum Hinzufügen von Produkten nach vorhandenen Produkten oder Varianten suchen.
Wähle das gewünschte Produkt und die benötigte Menge aus.
Bei einem variablen Produkt musst du darauf achten, die tatsächlich gewünschte Variante auszuwählen.
Beispielsweise:
T-Shirt Classic
Farbe: Schwarz
Grösse: M
Menge: 2
Kontrolliere ausserdem den Lagerbestand, wenn WooCommerce diesen für das Produkt verwaltet.
Versand, Gutscheine und Gebühren ergänzen #
Bei Bedarf kannst du der manuellen Bestellung anschliessend weitere Positionen hinzufügen.
Das können beispielsweise sein:
- Versandkosten
- Gutscheine
- Gebühren
- Steuern
Welche Positionen du benötigst, hängt von der konkreten Bestellung ab.
Eine Bestellung zur Abholung benötigt beispielsweise möglicherweise keine normalen Versandkosten.
Gesamtsumme kontrollieren #
Bevor du die Bestellung speicherst oder an den Kunden zur Zahlung sendest, kontrolliere die gesamte Berechnung.
Prüfe insbesondere:
- richtige Produkte und Varianten
- richtige Mengen
- Produktpreise
- Gutscheine beziehungsweise Rabatte
- Versandkosten
- Steuern
- Gesamtsumme
Eine manuell erstellte Bestellung sollte am Ende genauso nachvollziehbar sein wie eine Bestellung, die der Kunde selbst über den Checkout aufgegeben hat.
Welchen Bestellstatus soll eine neue manuelle Bestellung erhalten? #
Wenn der Kunde die Bestellung noch bezahlen muss, ist der Status Zahlung ausstehend der passende Ausgangspunkt.
Dadurch bleibt klar erkennbar, dass noch keine Zahlung erfolgt ist.
Setze eine manuell erstellte Bestellung nicht vorsorglich auf In Bearbeitung, wenn die Zahlung noch gar nicht eingegangen ist.
Die genaue Bedeutung der Status erklären wir im Artikel WooCommerce-Bestellstatus einfach erklärt.
Manuelle Bestellung speichern #
Wenn Kunde, Produkte, Preise und weitere Angaben stimmen, speicherst du die Bestellung.
Die Bestellung erhält dadurch eine Bestellnummer und erscheint anschliessend in der normalen WooCommerce-Bestellübersicht.
Wenn sie noch bezahlt werden muss, kannst du dem Kunden danach einen Zahlungslink senden.
Zahlungslink an den Kunden senden #
WooCommerce kann für eine offene Bestellung eine E-Mail mit Bestelldetails und einem Link zur Zahlungsseite senden.
Öffne dazu die entsprechende Bestellung.
Im Bereich Bestellaktionen kannst du die Bestelldetails beziehungsweise Rechnung an den Kunden senden.
Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er die Bestellung bezahlen kann.
Beispiel: Du nimmst eine telefonische Bestellung auf, erstellst sie im WooCommerce-Backend mit dem Status „Zahlung ausstehend“ und sendest dem Kunden anschliessend den Zahlungslink. Der Kunde öffnet diesen Link und bezahlt die bereits vorbereitete Bestellung.
Wie funktioniert der Zahlungslink bei einem Kundenkonto? #
Ist die Bestellung einem registrierten Kundenkonto zugeordnet, muss der entsprechende Kunde beim Bezahlen normalerweise in dieses Konto eingeloggt sein.
Das schützt die Bestelldaten davor, von anderen Personen aufgerufen zu werden.
Wenn du den Zahlungslink als Administrator testest und dabei die Meldung erhältst, dass die Bestellung nicht bezahlt werden könne, muss deshalb nicht zwingend ein technischer Fehler vorliegen.
Du bist als Administrator nicht der Kunde, dem die Bestellung zugeordnet ist.
Zum Testen musst du dich als entsprechender Kunde anmelden oder für einen geeigneten Test eine Gastbestellung verwenden.
Wie funktioniert der Zahlungslink bei einer Gastbestellung? #
Eine Gastbestellung ist keinem registrierten Kundenkonto zugeordnet.
Der Kunde kann deshalb grundsätzlich ohne Anmeldung zur Zahlungsseite gelangen.
WooCommerce kann zur Sicherheit eine Verifizierung verlangen.
Wenn eine solche Prüfung erscheint, muss der Kunde die E-Mail-Adresse angeben, die in den Rechnungsdaten der Bestellung hinterlegt ist.
Danach kann er mit der Zahlung fortfahren.
Zahlungsmethode nicht mit bezahlter Bestellung verwechseln #
Auch bei einer manuell erstellten Bestellung gilt:
Zahlungsmethode ausgewählt
≠
Zahlung eingegangen
Wenn du beispielsweise eine Zahlungsmethode in den Bestelldaten einträgst, macht das die Bestellung nicht automatisch bezahlt.
Die tatsächliche Zahlung muss über den vorgesehenen Zahlungsweg erfolgen beziehungsweise bei einer manuellen Zahlungsart von dir geprüft werden.
Eine manuelle Bestellung als bezahlt behandeln #
Wenn die Zahlung ausserhalb des automatischen WooCommerce-Zahlungsprozesses erfolgt ist, musst du den tatsächlichen Vorgang korrekt in deinem Arbeitsablauf berücksichtigen.
Ein Beispiel kann eine bereits eingegangene Bankzahlung sein.
Ändere den Status erst dann entsprechend, wenn die Zahlung tatsächlich geprüft wurde.
Wichtig: Eine manuelle Statusänderung zieht kein Geld beim Kunden ein. Der Bestellstatus dokumentiert den Zustand der Bestellung – er ersetzt nicht den tatsächlichen Zahlungsvorgang.
Bestellnotizen bei manuellen Bestellungen nutzen #
Gerade bei telefonisch oder individuell aufgenommenen Bestellungen können interne Bestellnotizen hilfreich sein.
Beispielsweise:
Telefonische Bestellung vom 31.08.
Liefertermin mit Kunde besprochen.
Eine solche private Notiz ist nur für Administratoren beziehungsweise Shop-Mitarbeiter sichtbar.
Wenn du dem Kunden dagegen eine Mitteilung senden möchtest, kannst du eine Kundennotiz verwenden.
WooCommerce sendet eine solche öffentliche Kundennotiz per E-Mail und zeigt sie auch in den Bestelldetails des Kundenkontos an.
Wichtig: Achte darauf, ob du eine private Notiz oder eine Nachricht an den Kunden erstellst. Interne Bemerkungen gehören nicht in eine Kundennotiz.
Eine Kundennotiz lässt sich nicht per Löschen zurückholen #
Wenn eine Kundennotiz bereits versendet wurde, hilft es nicht, sie anschliessend aus der Bestellung zu löschen.
Das Löschen entfernt lediglich die Notiz aus dem Bestelldatensatz. Die bereits versendete E-Mail kann dadurch nicht zurückgerufen werden.
Lies eine Kundennotiz deshalb vor dem Absenden nochmals durch.
Wann ist eine neue Bestellung besser als eine Änderung? #
Eine neue Bestellung ist insbesondere dann die sauberere Lösung, wenn:
- die ursprüngliche Bestellung bereits bezahlt wurde,
- zusätzliche kostenpflichtige Produkte hinzukommen sollen,
- eine separate neue Zahlung erforderlich ist,
- die Änderung eigentlich einen neuen Geschäftsvorgang darstellt.
So bleiben ursprüngliche Zahlung, Bestellwert und Bestellinhalt nachvollziehbar.
Bestellung nach Änderungen kontrollieren #
Nach jeder relevanten Änderung solltest du die Bestellung nochmals vollständig prüfen.
Achte insbesondere auf:
- Kunde beziehungsweise Gast
- Rechnungsadresse
- Lieferadresse
- Produkte und Varianten
- Mengen
- Preise
- Steuern
- Versand
- Gutscheine und Gebühren
- Gesamtsumme
- Bestellstatus
Wenn die Bestellung noch bezahlt werden muss, solltest du ausserdem kontrollieren, ob die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse stimmt. Sonst erreicht ihn der Zahlungslink möglicherweise nicht.
Änderungen nachvollziehbar halten #
Bei manuellen Änderungen ist es sinnvoll, wichtige Absprachen in den privaten Bestellnotizen festzuhalten.
Dadurch kannst du später nachvollziehen, warum beispielsweise eine Adresse, ein Produkt oder ein Betrag geändert wurde.
Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen Bestellungen bearbeiten.
Wie geht es weiter? #
Bei einer Bestellung kann es auch vorkommen, dass sie nicht mehr ausgeführt werden soll oder ein bereits bezahlter Betrag ganz oder teilweise zurückgegeben werden muss.
Im nächsten Artikel erklären wir deshalb Bestellung stornieren und Rückerstattung durchführen. Dabei unterscheiden wir besonders zwischen Stornierung, manueller Rückerstattung und einer tatsächlichen automatischen Rückzahlung über einen Zahlungsanbieter.
Zusammenfassung #
WooCommerce ermöglicht es dir, Bestelldaten im Backend zu bearbeiten und komplette Bestellungen manuell anzulegen.
Produkte, Mengen, Gutscheine, Gebühren, Versand und ähnliche Bestellpositionen lassen sich bei bestehenden Bestellungen grundsätzlich nur bearbeiten, solange die Bestellung den Status Zahlung ausstehend oder In Wartestellung besitzt.
Ist eine Bestellung bereits bezahlt und der Kunde möchte zusätzliche kostenpflichtige Produkte kaufen, solltest du dafür eine neue Bestellung erstellen. WooCommerce akzeptiert grundsätzlich nur eine Zahlung pro Bestellung.
Manuell erstellte Bestellungen eignen sich beispielsweise für telefonische oder per E-Mail angenommene Aufträge. Wenn der Kunde noch bezahlen muss, kannst du die Bestellung auf Zahlung ausstehend setzen und ihm über WooCommerce einen Zahlungslink senden.
Kontrolliere nach manuellen Änderungen immer Produkte, Mengen, Adressen, Versand, Steuern, Gesamtsumme und Bestellstatus. Wichtige Absprachen kannst du zusätzlich über private Bestellnotizen dokumentieren.
